Met een ordner heeft
u uw archivering onder controle
Ordners
zijn te vinden in elk kantoor, net zoals een bureaustoel, tafel of computer die
tot de basisinrichting behoren. In ordners kunt u verschillende soorten
documenten bewaren. Op deze manier raakt u niets kwijt en vindt u alles weer
snel terug, dit bespaart niet alleen tijd en geld, maar u heeft ook alles onder
controle.
In tegenstelling tot mappen, die meestal liggend worden
bewaard, behoren ordners tot de staande archiveringsmogelijkheden. U kunt
ordners bewaren of opslaan in een archiefkast. Bovendien zijn ze goedkoop in de
aanschaf.
Met
hefboommechanisme, handvat en rugetiket
Naast ordners van kunststof bestaan er ook nog andere
ordners, bijvoorbeeld A4-ordners.
Deze hebben een standaardformaat (A4) en kenmerken zich onder andere door het
hefboommechanisme, het handvat in de rug en het rugetiket. Natuurlijk
beschikken veel ordners over deze eigenschappen, maar niet allemaal. De zojuist
beschreven eigenschappen bieden vele voordelen. Door het hefboommechanisme kunt
u geperforeerde documenten eenvoudig bevestigen. Het gat in de rug is een ander
voordeel. Zo kunt u eenvoudig met een vinger de ordner uit een kast halen of
juist erin plaatsen.
Ordners van kunststof
Ordners van kunststof zijn makkelijk te reinigen in
vergelijking met papieren of kartonnen ordners. U kunt deze vochtig afvegen en ze
zijn minder gevoelig voor schade. Echter voor het milieu zijn papieren ordners
beter, aangezien deze gemaakt zijn van recyclebaar materiaal.
Kleuren met een
symbolisch effect
Bepaalde kleuren hebben een symbolisch effect. Zo kunt u
bijvoorbeeld voor uw financiële documenten kiezen voor een rode map en voor
algemene zaken een groene. Op deze manier heeft u snel de juiste map gevonden,
zonder eerst te moeten lezen wat erop staat.
Label de rug van de
ordner
Ook kunt uw ordners ook labellen, zo ziet u snel om welke
map het gaat. Indien de ordner beschikt over een rugetiket van plastic dan is
het mogelijk om het papieren label te verwisselen. Is er sprake van een
sticker, dan gaat het verwisselen iets lastiger. U kunt dan eventueel een
nieuwe sticker over de oude plakken. Schrijf altijd groot en duidelijk en
gebruik eventueel pictogrammen. Bijvoorbeeld teken een huis als het over de
huuruitgaven gaat.
Voor een beter
overzicht
Voor het sneller terugvinden van vakantiefacturen of
rekeningen kunt u ordnertabbladen
gebruiken. Zo kunt u uw ordner onderverdelen in verschillende onderwerpen en snel
vinden waar u naar op zoek bent.
Andere formaten
Wilt u een technische tekening of een bankafschrift
archiveren? Er zijn ook ordners te koop
met speciale formaten, zoals A3,A4 of A5 formaat.
Denk aan de
bewaartermijn
Het is aan te raden om uw documenten regelmatig te sorteren
en enkel relevante zaken te bewaren. Sommige documenten bent u zelfs verplicht
om een aantal jaren te bewaren, zoals bijvoorbeeld fiscale correspondentie,
balansen en medische dossiers.