Overzicht
over uw papierwerk
In het bedrijfsleven is
het belangrijk dat iedereen zijn documenten goed kan ordenen om snel en
doelgericht met informatie om te kunnen gaan. Ordners zijn hiervoor uiterst
geschikt.
Verschillende
soorten
Staand
archief:
- Kantoorordners komen het meest voor en worden gebruikt om akten
en brieven te organiseren. U kunt hier veel documenten in opslaan, en de ordners
zelf zet u in een archiefkast. Met ordneretiketten houdt u alles georganiseerd. Een variant hiervan
is de balkenordner.
- Archiefmappen zijn eenvoudig in gebruik omdat documenten er
slechts ingestoken hoeven te worden. Omdat documenten die in het archief
opgeslagen worden zelden weer gebruikt worden, zijn deze mappen niet geschikt
voor dagelijks gebruik.
- Bankordners worden vaak in formaat DIN lang of A6 gemaakt,
zodat u bankafschriften erin kwijt kunt.
- Dubbelordners hebben een dubbel ringsysteem. Hierdoor kunt u in
een A4 dubbelordner twee stapels A5-documenten opslaan, waardoor u plaats
bespaart.
- ESD-folders zijn mappen waar geen statische elektriciteit op
kan staan. Hierdoor kan er geen stof in de mappen terecht komen.
- Ordnermappen hebben mapjes die de documenten op hun plaats
houden wanneer de ordner dicht is.
- ADV-mappen
zijn speciaal voor afdrukken van automatische gegevensverwerking.
Liggend archief:
- Bureaumappen worden liggend gearchiveerd. Door hun rekbare rug
kunt u er een passende hoeveelheid documenten instoppen. Deze ordners zijn
vooral geschikt voor documenten die u op korte termijn weer nodig heeft.
- Voorordners worden gebruikt voor langdurige opslag. Omdat ze
meerdere vakken bevatten, kunt u in deze mappen een groot aantal documenten
sorteren zonder het overzicht te verliezen
Hangend archief:
Als u uw archief liever wilt
ophangen zijn hangordners de oplossing voor u. Ze kunnen hetzelfde als de
staande variant, maar beschikken daarbij over een systeem waaraan u ze kunt
ophangen. U heeft hiervoor wel de juiste rekken nodig.
Pendelmappensysteem:
Ook voor dit systeem bestaan er aparte ordners. Aan de achterzijde van
deze ordners zit een beugel die u in de rails van een pendelmappensysteem kunt
schuiven, zodat ze zeer plaatsefficiënt opgeborgen kunnen worden.
CD- en DVD-systemen:
In deze mappen kunt u
meerdere schijven bewaren. Ze worden beschermd tegen krassen en invloeden van
buitenaf. De ordner zelf kunt u bij de rest van uw opbergsystemen zetten.
Selectiecriteria
U kunt kiezen uit
plastic, kartonnen of papieren ordners. Plastic is makkelijker schoon te
houden, karton en papier zijn milieuvriendelijker. Ook het hefboommechanisme
van de ordner is belangrijk: hoe verder u hem kunt openen, hoe meer documenten
u erin kwijt kunt. Daarnaast heeft u de keus uit verschillende kleuren, wat kan
helpen bij het organiseren van meerdere ordners. Als laatste kunt u kiezen uit
ordners met een plastic mapje op de rug waarin u een etiket kunt schuiven of met etiketstickers die u er zelf
opplakt.
Beter
overzicht
Met ordnerregisters kunt
u uw ordners zo indelen dat u altijd vindt wat u zoekt. Ook signaaletiketten en scheidingsbladen zijn een optie om uw
documenten overzichtelijker te ordenen.
Vermijd
te lang bewaren
Zorg dat u regelmatig controleert of de documenten in
uw archief nog relevant zijn en of de bewaartermijn nog niet overschreden is.
