Analoge database
Een kaartenbak kan omschreven worden als de analoge versie
van een computerdatabase. Middels een kaartenbak kunt u gegevens bijhouden op
zogenaamde insteekkaarten. Kaartenbakken
zorgen niet alle voor orde, maar beschermen de inhoud ook tegen vuil en stof,
omdat de meeste bakken uitgerust zijn met een deksel.
Capaciteit
Vooraf moet u vaststellen welk formaat de insteekkaarten
hebben. Houd er rekening mee dat bij het
vaststellen van de maximale capaciteit altijd wordt uitgegaan van standaard insteekkaarten.
De capaciteit kan variëren van bijvoorbeeld 300 tot 1500 kaarten. Qua formaat zijn er ook veel mogelijkheid,
denk bijvoorbeeld aan A4 tot en met A8 formaat.
Goed gesorteerd door
het gebruik van insteekkaarten
Belangrijk voor het snel terugvinden van kaarten is een goed
georganiseerd systeem. Tussen de insteekkaarten
worden vaak tabbladen
aangebracht om een eerste indeling te maken. Op deze manier worden
verschillende gebieden van elkaar afgebakend. Een voorbeeld is de vroegere bibliotheekcatalogus. Deze bestond uit een
reeks kaartenbakken waarin van elk boek een insteekkaart werd bijgehouden. Deze
kaart vermeldde onder andere auteur, titel et cetera.
Om het overzichtelijk te houden is het verstandig om een
index bij te houden met de inhoud van de kaartenbak.
Bescherming van de
inhoud
Naast dat de kaartenbak plaats biedt aan diverse
insteekkaarten, wordt ook de inhoud beschermd. Kaartenbakken beschikken meestal
over een deksel die ervoor zorgt dat er geen stof of vuil bij de inhoud komt. De
deksel moet ver genoeg te openen zijn, zodat het er uithalen of erin stoppen
van kaarten niet belemmerd wordt. Omvangrijke
kaartenbakken moeten een goed overzicht kunnen geven van de inhoud en de
gegevens moet veilig en beschermd worden tegen ongeautoriseerde toegang. Daarom is het handig als een kaartenbak afgesloten
kan worden.
Uitbreiding door
extra accessoires
Naast kaartenbakken die vooral op het kantoor gebruikt
worden, komen in artsenpraktijken, musea, laboratoria, scholen en
universiteiten ook stapelbare kaartenbakken voor. Deze zijn meestal vervaardigd
van massief staal en uittrekbare lades, waardoor ze voldoende bescherming en een
lange levensduur garanderen.
