De term ‘Maverick Buying’ is afgeleid van advocaat, politicus en veehouder Samuel A. Maverick (1803-1870), die zijn rundvee bewust niet liet brandmerken. Ongemerkt vee werd zo algemeen bekend als Maverick rundvee. In de Engelse taal is een Maverick dan ook een persoon die zelfstandig denkt en handelt, dus een non-conformist of rebel.
Definitie Maverick Buying
Binnen de zakelijke inkoop is Maverick Buying een verzamelnaam voor wilde en ongestructureerde inkoop die buiten de gestandaardiseerde inkoopprocessen en raamcontracten verloopt. Het komt in elke organisatie voor dat medewerkers buiten contracten om inkopen doen. We onderscheiden drie soorten Maverick Buying die voorkomen:
Soorten Maverick Buying
1. Aanbestedingsprocedures gaan voorbij aan de inkoopafdeling
In het eerste geval (type 1) kopen medewerkers die niet op de inkoopafdeling werkzaam zijn hun indirecte goederen vaak zonder goedkeuring in bij een variëteit aan leveranciers. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een werknemer bepaalde artikelen nodig heeft en hiervoor snel naar ‘de winkel op de hoek’ gaat of een bestelling plaatst bij zijn of haar favoriete webwinkel. Waardevolle bundelopties of andere mogelijkheden worden hierbij misgelopen.
2. De inkoopafdeling wordt te laat betrokken bij het bestelproces
In het tweede geval (type 2) wordt de inkoopafdeling wel betrokken bij het bestelproces, maar veelal te laat. Op deze manier blijft kennis over onderhandelingen, marktanalyse en leverancierskeuze onbenut.
3. Bestaande contracten worden niet gebruikt voor het aanbestedingsproces
In het derde geval (type 3) blijven bestaande contracten met leveranciers volledig onbenut. De inkoopafdeling wordt helemaal niet betrokken bij het bestelproces. Dit gedrag kan onder andere leiden tot het mislopen van onderhandelde inkoopvoorwaarden of kortingen en kan enorme proceskosten veroorzaken.
Drie types van Maverick buying medewerkers
De ongeduldige heeft behoefte aan een nieuw product dat nog niet is opgenomen in de catalogus, of de leverancier is nog niet bekend in het systeem. Ook kan het voorkomen dat de leverancier en het product wél in het systeem zijn vastgelegd, maar dat het aanvragen te omslachtig en dus tijdrovend is voor de medewerker. Als haast geboden is, zijn medewerkers sneller geneigd om leveranciers rechtstreeks te benaderen en te bestellen.
De onwetende is niet op de hoogte van het bestelproces en/of leveranciersafspraken. Dit gebeurt wanneer de inkoopafdeling onvoldoende intern communiceert en leidt ertoe dat rechtstreeks besteld wordt, zonder te profiteren van inkoopafspraken.
De onwillige gaat volledig los, bestelt graag bij bevriende leveranciers en heeft geen interesse in het volgen van de gecommuniceerde bestelprocedure. Hij/zij is trots op dit foute gedrag en zal het niet onder stoelen of banken steken. Dit is de ergste variant van Maverick buying medewerkers, omdat er helemaal niet wordt geprofiteerd van de vaardigheden en expertise van de inkoopafdeling.
Oorzaken van Maverick buying
Er kunnen uiteenlopende redenen zijn waarom medewerkers een Maverick inkoop doen:
geen duidelijkheid over interne processen en verantwoordelijkheden
gebrek aan kennis van bedrijfskunde en procesinzicht
medewerkers kennen raamcontracten niet
gebrek aan vertrouwen in de inkoopafdeling en/of de officiële leveranciers
dringende noodzaak
bijzondere relaties tussen afdelingen of gebruikers en leverancier
“dat hebben wij altijd zo gedaan”
Gevolgen van Maverick buying
Maverick buying is een serieus probleem voor veel organisaties, omdat ze naast economisch risico’s (te duur, geen overzicht) mogelijk ook juridisch risico’s (geen contract, mogelijke conflicten met leveranciers) lopen als niet-inkopers op eigen initiatief gaan inkopen en de inkoopafdeling niet betrekken bij het bestelproces. Naast de vele nadelen zijn er echter ook een paar voordelen op te noemen.
Nadelen van Maverick buying:
gemiste prijsvoordelen van raamcontracten
hoge prijzen door geen/slechte onderhandelingen en kleinere inkoophoeveelheden
geen prijsvergelijkingen of prijsvergelijkingen bij ‘centjes-artikelen’
uiteenlopende contractvormen en condities
groot aantal verschillende leveranciers (voor dezelfde artikelen)
overbodig beheer van leveranciersrelaties en artikelstamdata
gebrek aan overzicht van de inkoopafdeling van de totale uitgaven
ongecoördineerde en niet-geautomatiseerde processen
hoge proceskosten
Voordelen van Maverick buying:
een kortere aanschaftijd in geval van spoed
individuele en flexibele aankoop voor verschillende afdelingen
optie om gebruik te maken van speciale/tijdelijke aanbiedingen
Hoe krijg je Maverick buying onder controle?
Het is belangrijk om Maverick buying als ongewenst inkoopgedrag onder controle te krijgen om zo kostenbesparingen te kunnen realiseren. Het doel moet zijn het volledig te elimineren of op zijn minst te reduceren. Dit vereist een plan dat uit meerdere componenten bestaat:
Stap 1 – Spreek een officieel verbod uit op Maverick buying
Het belangrijkste punt is dat het topmanagement dit als bedrijfsbeleid definieert en niet alleen als inkoopbeleid. Met het bedrijfsbeleid is er een implicatie dat je, als je de regels overtreed, wordt gedisciplineerd. Dit dient als een sterk afschrikmiddel.
Stap 2 – Implementeer duidelijke processen
Het moet voor iedereen duidelijk zijn hoe het inkoopproces er uitziet. De inkoopafdeling moet documenteren hoe goederen en diensten worden gekocht en deze documentatie moet een handleiding vormen voor werknemers die behoefte hebben om een aankoop te doen.
Stap 3 – Leid medewerkers op
Een opleidingsprogramma moet mensen helpen te begrijpen wat de goedgekeurde en verboden manieren van aankopen zijn. De voornaamste reden voor Maverick buying is vaak dat medewerkers zich niet bewust zijn van hoe ze moeten inkopen. Opleidingsprogramma’s helpen inkoopafdelingen ook erbij om uit te leggen waarom het belangrijk is dat goederen en diensten volgens het beleid van het bedrijf gekocht worden. Medewerkers kennen de rationale vaak niet en denken dat het beleid puur bestaat omwille van de bureaucratie.
Stap 4 – Gebruik technologie
E-Procurement systemen maken het makkelijk om bij de juiste goederen, diensten en leveranciers te komen en zorgen zo voor een gemakkelijke naleving van de regels. Verder bieden zij controlemechanismen om ongeautoriseerde aankopen te voorkomen. Belangrijk is dat het gehele P2P-proces ook daadwerkelijk ondersteund en efficiënter gemaakt wordt door één enkel platform met een gestroomlijnde workflow. Dit impliceert dat er slechts één makkelijke manier is om alle inkopen te doen. Alleen inkoopsoftware waarin contracten zijn vastgelegd en inkooporders automatisch hieraan worden gekoppeld, vermindert Maverick Buying. Belangrijk is ook een intuïtief en eenvoudig gebruikersinterface dat sterk lijkt op een webshop. Het nodigt medewerkers sneller uit om het systeem te accepteren en gebruiken. Verder moeten medewerkers altijd in staat zijn om een aanvraag te doen in het geval artikelen en/of leveranciers (nog niet) in het inkoopsysteem zijn vastgelegd. Hier kan de implementatie van goede aanvraagformulieren en het koppelen van e-marketplaces voor producten of diensten helpen. Een e-marketplace voor tail-spend is bijvoorbeeld Mercateo. Er zijn ook e-marketplaces voor het boeken van diensten, hotels, … enz.
Step 5 – Monitor Maverick buying en gebruik corrigerende maatregelen
Het zou mooi zijn als alle regels altijd gevolgd worden, maar in werkelijkheid gebeurt dit niet altijd. De onwillige medewerker zal ook de meest intuïtieve systemen omzeilen. Let daarom op ongeautoriseerde aankopen en benader de daders. Hierdoor kunnen aan de ene kant zwakke punten in het beleid, de procedures, of de communicatie onthuld worden en aan de andere kant individuen met minder-dan-nobele bedoelingen geïdentificeerd worden. Best-in-class software maakt ongecontroleerde inkoop zichtbaar.
Stap 6 – ‘Outbuy’ de interne klant
Sommige interne klanten zullen denken dat ze beter kunnen inkopen dan de inkoopafdeling. Wanneer de inkoopafdeling laat zien dat zij wel de beste aankoopbeslissingen voor het bedrijf maakten, dan zal de naleving op zijn minst een beetje makkelijker worden.
Zoals te zien is, is er geen ‘wondermiddel’ voor het stoppen of voorkomen van Maverick buying. Het vereist een multidimensionaal plan. Maar het goede nieuws is dat een efficiënt inkoopproces Maverick Buying wel kan verminderen en de kosten automatisch zal verlagen.