E-procurement

E-procurement stelt bedrijven in staat om hun bestellingen volledig elektronisch via een interface te verwerken – van bestelling tot facturatie.

Doelstellingen met e-procurement

E-procurement heeft drie doelstellingen:

Kosten controleren

Het eerste doel van e-procurement is het beheersen van de bedrijfsuitgaven. Organisaties willen op een intelligente manier geld besteden aan inkoopactiviteiten om de waarde van hun uitgaven te maximaliseren. Dit houdt in dat geld dat besteed wordt aan inkoop van artikelen uiteindelijk resulteert in het tegen de beste prijs inkopen van de juiste producten. De elektronische aanbesteding door bedrijven vormt een aanzienlijk deel van de operationele uitgaven van een organisatie. Het is bijvoorbeeld gebruikelijk voor grote productieorganisaties om miljoenen dollars te besteden aan het inkopen van producten en diensten.

Processen en communicatie stroomlijnen

Het tweede doel is het stroomlijnen en efficiënter maken van het aanbestedingsproces en de administratieve processen. Inefficiëntie in het aanbestedingsproces leidt tot vertragingen bij de bestelling en ontvangst van goederen. Kostenbeheersing en stroomlijning kunnen gerealiseerd worden door het juiste personeel in staat te stellen om inkoopbeslissingen te kunnen nemen en door het gehele inkoopproces te automatiseren. Hierdoor kunnen leveranciers efficiënter reageren op de behoeften van afnemers.

Overzicht behouden over het inkoopproces

Het derde doel van e-procurement is het creëren van meer transparantie en efficiëntie van inkoopprocessen. Veel organisaties ontwerpen e-procurementsystemen om de totale uitgaven te vergemakkelijken en te controleren. Hierdoor kunnen zij ongewenst inkoopgedrag zoals Maverick Buying onder controle krijgen of zelfs voorkomen.

Vormen van e-procurement

E-procurement is midden jaren ‘90 begonnen als het elektronisch aanvragen, bestellen en ontvangen van goederen en diensten. Deze vorm wordt momenteel nog steeds het meest gebruikt. In de afgelopen jaren zijn er ook nog andere vormen van e-procurement ontstaan die zijn in te delen in twee verschillende hoofdvormen, namelijk E-informing en E-transacting:

1. E-informing

E-informing betreft de optimalisering van het inkoopbesturingsproces door middel van internettechnologie. E-informing komt vooral voor in het besturingsproces van de inkoop en betreft vooral het vergaren, bewerken en vervolgens verspreiden van inkoopgerelateerde informatie zoals bijvoorbeeld prestatie-indicatoren, contracten, facturen etc.

2. E-transacting

E-transacting betreft de optimalisering van het inkooptransactieproces door middel van internettechnologie. E-transacting wordt gebruikt voor het specificeren, selecteren van de juiste artikelen of diensten, contracteren van de juiste contactpersoon, bestellen, bewaken maar ook voor de nazorg van een bestelling. E-transacting is opgebouwd uit zes onderdelen:

1) E-sourcing – Online hulp bij het identificeren van nieuwe leveranciers, producten en/of diensten.
2) Collaborative product commerce – Dit betreft de samenwerking tussen organisaties die al langere tijd samenwerken en via e-transacting data doorsturen zoals bepaalde wensen over de kwaliteit van producten, levertijden etc.
3) E-tendering – Betreft het elektronisch aanbesteden. Door middel van geautomatiseerde hulpmiddelen het selectieproces faciliteren . Via E-transacting worden informatieaanvragen en offertes verstuurd naar inkoopplatformen.
4) E-reverse auctioning – Hier worden specifieke behoeftes doorgegeven aan een selectie van leveranciers. Vervolgens kunnen de leveranciers op een veiling met aanbiedingen voor de inkoper komen. Prijs is hierbij wel het belangrijkst, maar leveranciers zijn van te voren al wel geselecteerd op waarden zoals kwaliteit en betrouwbaarheid.
5) Web-based ERP – De meeste ERP-systemen zijn tegenwoordig web-based en gericht op het operationele vlak van het inkoopproces, bijvoorbeeld het versturen van bestellingen en rekeningen. Dit versnelt het proces en maakt het flexibeler, doordat wensen direct worden doorgegeven.
6) E-ordering – Betreft het daadwerkelijke aanvragen, bestellen en ontvangen van facilitaire artikelen en kantoorbenodigdheden.

E-procurement software

E-procurement wordt mogelijk gemaakt door e-procurement software. Eén van de belangrijkste kenmerken van e-procurement software is dat medewerkers online catalogi kunnen doorzoeken en hier online de juiste producten op kunnen vinden. De overige beschikbare functionaliteiten en features variëren sterk van aanbieder tot aanbieder. Een complete inkoopoplossing zou de volgende functies moeten kunnen uitvoeren:

– Een inkoopopdracht op maat maken, die verwerkt wordt door het juiste personeel.
– Het controleren van een inkooporder met regelitems en deze doorsturen naar de leverancier(s).
– Lopende bestelaanvragen naar het juiste personeel versturen ter goedkeuring of afwijzing.
– Een elektronische inkooporderoverdracht automatiseren.
– Notificaties versturen over recente bestelbevestigingen of annuleringen.
– Financiële- en inventarisgerelateerde transacties uitvoeren als materialen aankomen.
– Gegevens verzamelen en trends analyseren om de winstgevendheid te optimaliseren.
– Stroomlijnen van administratie en standaardisatie over meerdere platforms.

E-procurement-oplossingen dekken gedeeltes of het gehele purchase-to-pay (P2P) inkoopproces van bedrijven af, afhankelijk van welke oplossing nodig is.

Voordelen van E-procurement

Er zijn diverse voordelen die e-procurement met zich mee brengt:

– Kostenreductie van het inkoopproces door sterke verlagingen van proceskosten.
– Meer transparantie en overzicht in het inkoopproces.
– Professionalisering van het inkoopproces.
– Meer controle over het inkoopproces en daardoor meer efficiëntie.
– Het beperken of elimineren van Maverick Buying.