Een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem is een computerprogramma (softwarepakket) waarin alle bedrijfsactiviteiten in een onderneming kunnen worden ondergebracht. Het voordeel is dat klant- en productgegevens slechts éénmaal ingevoerd hoeven te worden, waardoor de productiviteit wordt verhoogd, de kans op inconsistente data afneemt en de kosten kunnen worden verlaagd. ERP-systemen worden gebruikt zowel door grote multinationals, als door middelgrote en kleine bedrijven.
ERP stamt af van Manufacturing Resource Planning (MRP), een systeem dat in de jaren 60 werd gelanceerd om de productie in grote bedrijven te optimaliseren. In de jaren 90 werd de term Enterprise Resource Planning, of ERP, voor het eerst gebruikt. In de jaren erna kreeg het internet een steeds grotere invloed. Daardoor werd het ook mogelijk om de ERP-systemen via de cloud aan te bieden.
De basismodules van ERP-systemen
ERP-software bestaat uit verschillende basismodules waaraan aanvullende modules kunnen worden gekoppeld, afhankelijk van de bedrijfsactiviteit. Hierdoor kan alle informatie centraal beheerd, bekeken, en bewaard worden. Het is vervolgens ook mogelijk om diepgaande analyses uit te voeren op basis van de complete en gekoppelde gegevens uit het de software.
Basismodules die voorkomen in alle ERP-software:
Human Resource Management (HRM)
magazijn- en voorraadbeheer
inkoop
productie
verkoop en marketing
financieel beheer
Customer Relationship Management (CRM) of Klantbeheer
Supply Chain Management (SCM)
Voordelen van ERP-systemen
Het ERP-systeem laat processen met elkaar integreren en maakt het de eenmalige invoer van gegevens in een eenduidige, toegankelijke database mogelijk. Omdat verschillende afdelingen binnen eenzelfde bedrijf toegang tot informatie hebben, kunnen ze beter op elkaar inspelen. De bedrijfsprocessen verlopen daardoor sneller en goedkoper, waardoor zowel kosten als risico’s lager uitvallen. Het wordt voor inkopers bijvoorbeeld makkelijker om te zien wat er ingekocht moet worden omdat ook de verkooporders en de gegevens uit het magazijn bekend zijn.
De aanbieders van ERP-systemen programmeren al de meest efficiënte manier om ieder zakelijk proces te doorlopen, waardoor de risico’s al gering moeten zijn. Als de klant nog verdere aanpassingen wil doen, of slechts delen van het systeem wil implementeren, is dat ook mogelijk. De modules kunnen los van elkaar geïmplementeerd en aangepast worden.
De beveiliging van een ERP-systeem is grondiger dan die van losse systemen omdat het alle beveiligingssoftware binnen de onderneming consolideert.
Nadelen van ERP-systemen
ERP-systemen vallen vaak duurder uit dan minder geïntegreerde of minder uitgebreide systemen. Ook voor de ondersteuning, het onderhoud en eventuele upgrades liggen de kosten hoog. De proceskosten stijgen nog verder wanneer het systeem moet worden aangepast aan het bedrijf, zowel bij de oorspronkelijke implementatie als bij nieuwere versies. Dat komt bijvoorbeeld voor wanneer het bedrijf specifieke behoeften heeft waarvoor bijkomende software noodzakelijk is.
Bedrijven die het ERP-systeem niet willen aanpassen, moeten soms de bedrijfsprocessen veranderen. Dat kan een heel deel moeilijkheden met zich meebrengen, zoals verlies van concurrentiekracht, opleidingskosten of zelfs tegenstand van de werknemers, en tijdelijk minder aandacht voor andere processen. Het implementeren van een ERP-systeem neemt dus veel tijd, geld en planning in beslag. Zeker bij bedrijven waar eerst veel vrijheid en onafhankelijkheid heerste ten opzichte van collega’s en andere afdelingen kan de implementering van een ERP-systeem veel kritiek krijgen.
Selectie van het ERP-systeem (hoort bij implementatie!!)
Het selecteren van een ERP-systeem heeft een grote invloed op alle processen binnen het bedrijf. Het moet uiterst zorgvuldig gekozen worden om het bedrijfsproces soepel te laten verlopen. Het systeem dwingt de verschillende afdelingen tot een nauwere samenwerking. Voordat een ERP-systeem geïmplementeerd kan worden, moeten er strenge en goed doordachte afspraken worden gemaakt over de gewenste functionaliteiten en de doelstellingen van het bedrijf op lange termijn.
Het is ook belangrijk om te bedenken hoe de integratie van een ERP-systeem de bestaande werkwijze kan beïnvloeden. Soms zullen processen binnen het bedrijf moeten veranderen, of moet de software worden aangepast om de bedrijfsprocessen te accommoderen. Verschillende ERP-leveranciers bieden een testversie van hun software aan zodat bedrijven kunnen zien of het een goede keuze is, voordat het systeem daadwerkelijk geïmplementeerd wordt.
Enkele leveranciers van ERP-systemen zijn SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage, Infor en SYSPRO.
Implementatie van het ERP-systeem
Als een ERP-pakket succesvol geïmplementeerd is, kan het onder andere de productietijd en -kosten laten teruglopen, voorraden efficiënter beheersen, en de klantenservice optimaliseren. Een ERP-systeem dwingt een organisatie dus tot beduidende veranderingen in de arbeidsprocessen en procedures.
Organisaties onderschatten vaak hoe ingrijpend en omvangrijk ERP-systemen zijn, waardoor de implementatie ervan faalt. Om ervoor te zorgen dat een ERP-systeem toch correct geïmplementeerd wordt, kan een bedrijf gebruik maken van technische ondersteuning, consultants of specialisten die het systeem aan het bedrijf aanpassen.
Het implementeren van een ERP-systeem vergt veel tijd van de organisatie. De periode van de voorbereiding tot het daadwerkelijke gebruik, kan een paar maanden tot een paar jaar duren. Die tijd kan sterk stijgen als het bedrijf het systeem wil aanpassen.
Bij het implementeren van een ERP-systeem komen vaak de volgende stappen kijken.
1. Voorbereiding van het proces
Voordat de implementatie van een ERP-systeem van start kan gaan, moet de bedrijfsleiding eerst alle zakelijke processen grondig analyseren. Omdat een ERP-systeem doorgaans leidt tot wijzigingen in bestaande bedrijfsprocessen, kan het een modernisatie van het bestaande proces betekenen. Een goed begrip van de bestaande processen, en grip op de delen van het bedrijf(sproces) die moeten veranderen, is essentieel voor een goede implementatie.
De bedrijfsleiding moet ook overleggen op welke manier de implementatie moet verlopen. Soms kan het zinvol zijn om de invoering van bepaalde modules in het bedrijf in fases te laten verlopen zodat eerst de noodzakelijke wijzigingen voor ieder onderdeel van het bedrijf doorgevoerd worden en er tijd is om de medewerkers voor ieder onderdeel apart op te leiden.
2. Configuratie
Pas bij het configureren van het ERP-systeem kan een bedrijf zien of het gekozen systeem echt bij het bedrijf past. Sommige aanbieders van ERP-software bieden testversies en pilots aan, zodat medewerkers het nieuwe systeem kunnen testen.
Hoewel de leverancier van ERP-software uitgaan van (best practice/de optimale manier om ERP binnen het bedrijf te gebruiken), zijn aanpassingsmogelijkheden ingebouwd in het systeem. De leverancier van het ERP-systeem is ook verantwoordelijk voor eventuele problemen. Wijzigingen in de configuratie blijven bestaan, ook na updates. Toch is het mogelijk dat het systeem ondanks de aanpassingen niet alle processen afdekt.
3. Aanpassing
Om ervoor te zorgen dat het ERP-systeem de belangen en de processen van het bedrijf het beste ondersteunt, zijn er diverse aanpassingsmogelijkheden. Het bedrijf kan zijn eigen processen of beleid aanpassen, opdat het ERP-systeem niet moet worden veranderd. Wijzigingen in de configuraties zijn ook mogelijk.
Daarnaast kan het ERP-systeem verder worden aangepast. Er bestaat de mogelijkheid om bestaande programma’s binnen het ERP-systeem te herschrijven, of zelfs om hele modules te ontwikkelen die geïmplementeerd kunnen worden in het ERP-systeem. Ook het gebruik van externe systemen en softwaretoepassingen is mogelijk. Soms bieden leveranciers van ERP-systemen deze uitbreidingen zelf aan.
Aanpassingen aan het ERP-systeem kunnen het gemakkelijker maken voor de werknemers om het systeem te accepteren, en voor het bedrijf om zijn concurrentiepositie te behouden of verbeteren. Aan de andere kant kunnen de aanpassingen de kosten en de tijd die nodig is voor de implementatie van het originele systeem en eventuele updates laten stijgen. Ook kunnen aanpassingen problemen opleveren voor het gebruiken en versturen van gegevens tussen verschillende ERP-systemen in, zoals het versturen van inkooporders.
Grote bedrijven kunnen ervoor kiezen om twee verschillende ERP-systemen te voeren: een op het hoofdkantoor en een ander op de verschillende lokale afdelingen. Een voordeel hiervan is dat de lokale kantoren beter kunnen reageren op de vraag van de plaatselijke markt door zelf keuzes te maken over de bedrijfsprocessen en de productie. Aan de andere kant zijn er meer IT-systemen nodig zodat alle informatie beschikbaar blijft binnen het bedrijf.
4. Autorisatie en training
Wanneer het ERP-systeem is aangepast aan de specifieke behoeften van het bedrijf, moeten de profielen van de medewerkers op de juiste manier worden ingesteld, zodat iedereen toegang heeft tot de bestanden, werkruimtes en informatie die hij nodig heeft.
Tegelijkertijd moet het bedrijf of de leverancier ook een training of opleiding aan de werknemers aanbieden. Dit kan door middel van een test met een pilot van het ERP-systeem. Door de test worden ook eventuele moeilijkheden zichtbaar. Een order van een klant afhandelen binnen het nieuwe systeem is een klassieke test.
5. Data migration
Alle gegevens uit het oude systeem worden gekopieerd, geïmporteerd en geherstructureerd zodat gebruikers de data binnen het nieuwe ERP-systeem met kunnen gebruiken. Datamigratie wordt vaak onderschat. Een veelvoorkomend probleem is dat bij de herstructurering van gegevens niet alles correct geïnterpreteerd wordt. Het is daarom nuttig het oude systeem nog te bewaren zodat de gegevens nog beschikbaar zijn in het geval van fouten.
6. Launch en nazorg
Het ERP-systeem kan in fases of in een keer beschikbaar worden gemaakt voor het hele bedrijf. Hoewel het systeem dan actief is, kunnen er nog problemen ontstaan omdat gebruikers tijd nodig hebben om aan het systeem te wennen. Vooral de eerste tijd kunnen kleine problemen en storingen optreden, maar die kunnen ook weer aangepast en weggewerkt worden.
Inkoop-ondersteunende module van het ERP systeem
De module die inkoop ondersteunt, omvat alle processen die deel uitmaken van de inkoop van de diensten, goederen en grondstoffen die noodzakelijk zijn voor het primaire bedrijfsproces. De module automatiseert het identificeren van mogelijke leveranciers, het onderhandelen van prijzen, het toekennen van een inkooporder aan de leverancier en het afhandelen van de rekening.
Hoewel de module inkoop op zichzelf staat, bestaan er sterke verbanden met de modules financiën, voorraadbeheer, engineering en productie, en supply chain management. Vaak worden deze systemen in elkaar geïntegreerd. De inkoopafdeling krijgt daardoor een beter beeld van wat een bedrijf of organisatie nodig heeft en op welk moment, want het is ook bekend hoeveel verbruikt wordt.
Een mogelijke toepassing van het ERP-systeem op inkoop is goederen kopen via PunchOut catalogi. Het ERP-systeem van de klant kan inkopen doen bij een open catalog interface (OCI) van de leverancier, zonder dat de klant zijn eigen systeem moet verlaten. Veel e-procurement platforms, waaronder Mercateo zijn toegankelijk voor ERP-systemen.
Omdat de meeste ondernemingen tegenwoordig gebruik maken van een ERP-systeem, heeft Mercateo een module ontwikkeld waarmee bedrijven direct bij deze webshop kunnen bestellen. De module past naadloos in de systemen van de klanten, zodat inkopen zonder problemen verloopt. Uiteraard kunnen ook bedrijven die geen ERP-systeem hebben gebruik maken van Mercateo.