Home » Testimonials » Lehmann&Voss&Co.

Lehmann&Voss&Co.

 
Maverick Buying, een gebrek aan transparantie en een omslachtig – en daarmee kostenintensief – inkoopproces vormen de grootste uitdagingen bij het aanschaffen van C-artikelen. Lehmann&Voss&Co. heeft zijn inkoopproces in samenwerking met Mercateo opnieuw ingericht en realiseert hierdoor besparingen van zescijferige hoogte.

Automatisering als belangrijkste factor voor efficiënt tail spend management

Of een bedrijf nu bijvoorbeeld grondstoffen ter waarde van € 100.000 of een schroef van een paar eurocent bestelt, de inspanningen en de hieruit resulterende kosten zijn per bestelling vrijwel hetzelfde. Om aan deze inkoopbehoeften tegemoet te komen is een leverancier nodig, offertes worden aangevraagd en geanalyseerd, leverancier- en productstamgegevens moeten worden bijgehouden, de order moet geplaatst worden en de factuur moet gescand, gearchiveerd en betaald worden. Het totale purchase-to-pay proces is vaak nog veelomvattender. Daar komt ook nog eens bij dat er in het inkoopproces doorgaans meerdere personen bij betrokken zijn. Bij de inkoop van indirecte goederen zijn de kosten ten opzichte van de lage waarde van de goederen in verhouding echter zeer hoog. Bovendien is er bij de inkoop in dit segment vaak een gebrek aan transparantie met als gevolg dat kleine benodigdheden vaak buiten het systeem om worden ingekocht.

photo_praxisbericht_lehvoss_Alsterufer Hoofdkantoor van Lehmann&Voss&Co. in Hamburg

Efficiënte inkoop heeft structuur nodig

Voor Lehmann&Voss&Co. behoorden een gebrek aan transparantie en hoge proceskosten tot de ongewenste neveneffecten van een niet-geautomatiseerde inkoop van C-artikelen. De directie was zich ervan bewust dat er dringend maatregelen moesten worden genomen en nam met Benjamin Storm een ervaren strategische inkoper in dienst. De taak van Storm was de inkoop van het wereldwijd actieve chemiebedrijf te herstructureren en in eerste instantie inzichtelijker te maken op het gebied van tail end spend . Maverick Buying en gebrek aan transparantie bleken slechts het topje van de ijsberg te zijn . Het facturatieproces was niet geautomatiseerd. Weliswaar was er al een elektronische circulatiemap, maar het leeuwendeel van de facturen had geen verwijzing naar een purchase order. Het aanmaken en onderhouden van stamdata was extreem tijdrovend. Voor een deel bestonden er voor dezelfde artikelen meerdere leveranciers en zowel het relatiebeheer als de prijsonderhandelingen met hen namen evenveel tijd in beslag. Ook was er onduidelijkheid over de interne proceskosten. Bij het analyseren van de situatie zag Storm dat C-artikelen slechts 19% van het totale inkoopvolume van Lehmann&Voss&Co. uitmaakten, maar wel 78% van de bestellingen en 62% van het aantal leveranciers. Dit was de grootste aanleiding voor de herstructurering van de inkoop.


Door het geherstructureerde C-parts management konden we de inspanningen binnen de inkoop met ongeveer 70 procent verminderen en zo een zescijferige kostenbesparing bereiken. Het merendeel van deze besparingen is het gevolg van de koppeling met Mercateo.Benjamin Storm, Hoofd Strategische Inkoop, Lehmann & Voss & Co.

photo_praxisbericht_lehvoss_PeuteMagazijn van Lehmann&Voss&Co.

Mercateo vormt het hart van C-parts management

Duidelijke structuren, geautomatiseerde processen en een verlaging van het aantal leveranciers, bestellingen en facturen moesten de inkoopkosten van C-artikelen drastisch verlagen. Hiervoor segmenteerde Storm de benodigde tail spend. Artikelen die altijd op voorraad moeten zijn worden nu via een Kanban-systeem automatisch aangevuld zonder dat er een bestelling voor hoeft te worden gedaan. Vrije tekst- of limietbestellingen evenals bestellingen op maat worden nog steeds via SAP gedaan. Het hart van C-parts management vormt nu echter Mercateo. Via een elektronische koppeling bestelt Lehmann&Voss&Co. vanuit zijn ERP ondertussen 55% van alle tail spend benodigdheden op het inkoopplatform van Mercateo. “Hier kunnen we kiezen uit miljoenen artikelen van honderden leveranciers en hebben met Mercateo tegelijkertijd maar slechts één crediteur in ons systeem, dat is een kwantumsprong binnen de inkoop”, verklaart Storm. “Mercateo verenigt alles wat een inkoper wenst en is meer dan alleen een marktplaats voor tail spend. De aangesloten leveranciers concurreren met elkaar waardoor het voor onze medewerkers mogelijk is om de beste voorwaarden te selecteren, zonder zelf op onderzoek uit te moeten gaan. We kopen bij Mercateo gemiddeld ongeveer 10 tot 12 procent voordeliger in.” Bovendien integreerde Lehmann&Voss&Co. vijf raamcontractleveranciers op het platform van Mercateo. Met deze aanvulling behoudt het chemiebedrijf toegang tot het assortiment van deze leveranciers, inclusief de onderhandelde prijzen, en past tegelijkertijd de inkoopfunctionaliteiten van Mercateo toe.


“Mercateo vormt het hart van C-parts management. Wij hebben toegang tot een platform met miljoenen artikelen die tegelijkertijd als catalogusmanagementsysteem voor onze vaste leveranciers fungeert. Hierdoor konden we het aantal crediteuren beduidend verminderen en het totale purchase-to-pay proces aanzienlijk optimaliseren.”Benjamin Storm, Hoofd Strategische Inkoop, Lehmann & Voss & Co.

Doorslaggevend was echter het optimalisatie- potentieel bij de proceskosten. Door het platform te koppelen aan het SAP-systeem worden alle bestelgegevens, ook voor bestellingen in raamcontractcatalogi, elektronisch overgezet. Het omslachtige onderhoud van stamdata komt hiermee te vervallen. Zoals altijd plaatsen gebruikers hun bestellingen zelf, maar dan nu direct via het SAP-systeem van waaruit ze met één muisklik naar Mercateo en het raamcontractassortiment gaan. Op deze manier wordt het bestelproces geautomatiseerd en wordt Maverick Buying voorkomen. Omdat Lehmann&Voss&Co. verder gekozen heeft voor order-handling en self-billing, faciliteert Mercateo het factuurproces voor alle bestellingen, inclusief de bestellingen bij raamcontractleveranciers. Self-billing houdt in dat er geen facturen zijn voor via het inkoopplatform bestelde artikelen. Het bedrijf ontvangt nu alleen nog facturen voor de vrije tekst-, limiet- en op maat bestellingen, waardoor het aantal facturen van 5.000 naar 1.000 gedaald is en de administratieve lasten duidelijk verminderd zijn.

Lagere inkoopkosten door geautomatiseerde processen

Lehmann&Voss&Co. heeft met succes zijn inkoop geherstructureerd en daardoor besparingen kunnen realiseren van zescijferige hoogte. Met de koppeling van Mercateo heeft de strategische inkoop het merendeel van zijn doelstellingen gerealiseerd. Het aantal leveranciers is aanzienlijk verminderd en alle bestelgegevens worden geautomatiseerd in het ERP gezet. Een handmatige invoer van gegevens is niet meer nodig en veel stappen van het purchase-to-pay proces komen te vervallen. Duidelijke structuren binnen de inkoop zorgen bij Lehmann&Voss&Co. nu voor een aanmerkelijk hogere transparantie en voor beduidend lagere administratieve lasten en kosten voor tail spend bestellingen.
 

Gratis download

Download de case studie over de inkoopoplossing van Lehmann & Voss & Co. hier ».

 

Over Lehmann&Voss&Co.

logo_lehmann-voss Het chemiebedrijf uit Hamburg ontwikkelt, produceert en verkoopt al meer dan 120 jaar chemische- en minerale speciaalproducten voor verschillende industriële branches. Opgericht in 1894 als handelshuis in Hamburg, heeft het familiebedrijf zich ontwikkeld tot een high performance bedrijf met een eigen productie en met jarenlange relaties met gerenommeerde en overwegend buitenlandse leveranciers. Het bedrijf heeft meer dan 6.500 individueel- of klantbehoeften toegepaste producten in het assortiment, van handelsgoederen zoals magnesia of high-performance compounds tot aan masterbatches.
Oprichting: 1894
Branche: Chemische industrie
Hoofdkantoor: Hamburg (Duitsland)
Directie: Knut Breede, Soenke Thomsen, Thomas Oehmichen
Medewerkers: 454 (2014)
Omzet: 307 miljoen Euro (2014)
Website: www.lehvoss.de
Deel via: