Duurzaamheid speelt ook bij de inkoop een steeds belangrijkere rol. Energieconcern innogy zocht naar een oplossing om het inkoopproces efficiënt, duurzaam en vooral internationaal uniform te maken – en vond deze bij Mercateo.
Moderne mobiliteit: innogy maakt elektrische mobiliteit in steden mogelijk.
In 2008 zocht de internationaal actieve innogy SE, toen nog RWE AG, naar een partner voor de catalogushosting van haar raamcontractleveranciers. Daarnaast wilde de op duurzaamheid georiënteerde onderneming het missende productassortiment aanvullen, vrije tekstbestellingen minimaliseren en zo haar inkoopprocessen optimaliseren. De bijzondere uitdaging hierbij: de e-procurement functionaliteiten zouden na de implementatie in Duitsland in heel Europa moeten worden uitgerold. Door nauwe samenwerking met de klant heeft Mercateo deze doelstelling gerealiseerd. Momenteel heeft het energieconcern internationaal meer dan 150 catalogi van haar raamcontractleveranciers, met de door innogy onderhandelde voorwaarden, op het Mercateo-platform geïntegreerd. De raamcontractcatalogi worden aangevuld met artikelen van de Mercateo e-marketplace, waarmee spot-buy aankopen afgedekt worden via één crediteur. Voor André Lückert, Hoofd Relationship & Master Data Management bij innogy, was deze combinatie de doorslaggevende factor voor de beslissing: “De mogelijkheid om via Mercateo bijna alle indirecte behoeften af te dekken en onze raamcatalogi op één platform te integreren, heeft ons destijds overtuigd. Daarnaast voldeed Mercateo ook aan onze eisen voor een e-procurement systeem.”
Cross-catalogus, duurzaam inkopen
De energieleverancier heeft zich gespecialiseerd in de opwekking van elektriciteit uit hernieuwbare energiebronnen. Daarom is duurzaam handelen één van de bedrijfsprincipes van innogy. Dit weerspiegelt zich ook binnen de indirecte inkoop; zowel in efficiënte processen als in de assortimentskeuze. Een speciaal verzoek aan Mercateo was daarom de mogelijkheid tot kenmerking van duurzame producten. Omdat de milieunormen niet op alle producten van de raamcontractleveranciers konden worden toegepast, werden alle inkopers van het concern gevraagd om in overleg met hun leveranciers het productassortiment op duurzaamheid te controleren en milieuvriendelijke producten als zodanig te kenmerken. “Dit kan op het gebied van kantoorartikelen gerecycled papier zijn of op het gebied van elektrotechniek energiezuinige apparatuur. Als een medewerker bijvoorbeeld op zoek is naar memoblaadjes, worden de meest milieuvriendelijke artikelen bovenaan de zoekresultaten getoond of de resultaten kunnen hierop worden gefilterd”, aldus Lückert. Bij innogy werd deze kenmerking als ‘Green Label’ geïntroduceerd, maar in principe kan de markering van bepaalde artikelen in alle catalogi individueel worden vormgegeven. Zo kan er bijvoorbeeld ook een onderscheid worden gemaakt tussen voorraadproducten of individuele eisen van een locatie. Essentieel voor de catalogushosting is de medewerking van alle betrokken partijen, zoals André Lückert bevestigt: “We hebben dit thema vanaf het begin samen met Mercateo in de praktijk gebracht en zijn zo samen gegroeid in de taken en internationaal.”
Een nieuwe generatie inkopers
Waar de inkoop vroeger werd beschouwd als een uitvoerend orgaan zonder veel ontwerpcompetentie, heeft het zich vandaag de dag ontwikkeld tot een belangrijke strategische partner in het bedrijf. Dit gaat gepaard met geheel nieuwe eisen aan de functie van de inkoper, weet André Lückert uit praktische ervaring: “Inkopers worden nu veel eerder betrokken bij inkoopprocessen. Vooral bij het thema verduurzaming kan dit van enorm belang zijn. Dit geeft de inkoper natuurlijk meer ruimte om samen met interne gebruikers bedrijfsdoelstellingen na te streven.” Volgens Lückert zijn inkopers nu innovatiedrivers en moderatoren in het bedrijf en moeten ze daarom over drie belangrijke eigenschappen beschikken:
Waar de inkoop vroeger werd beschouwd als een uitvoerend orgaan zonder veel ontwerpcompetentie, heeft het zich vandaag de dag ontwikkeld tot een belangrijke strategische partner in het bedrijf. Dit gaat gepaard met geheel nieuwe eisen aan de functie van de inkoper, weet André Lückert uit praktische ervaring: “Inkopers worden nu veel eerder betrokken bij inkoopprocessen. Vooral bij het thema verduurzaming kan dit van enorm belang zijn. Dit geeft de inkoper natuurlijk meer ruimte om samen met interne gebruikers bedrijfsdoelstellingen na te streven.” Volgens Lückert zijn inkopers nu innovatiedrijvers en moderatoren in het bedrijf en moeten ze daarom over drie belangrijke eigenschappen beschikken:
- Communicatief vaardig en meertalig – Inkopers moeten veel meer communiceren met interne gebruikers en leveranciers. De markt wordt steeds internationaler, dus een goede beheersing van de Engelse taal is essentieel.
- Professioneel op ooghoogte met de aanvrager – Inkopers moeten de waardeketen kennen en een enorme expertise hebben in hun productgroepen, daarbij moeten zij de internationale markten in de gaten houden. Ze zijn medeverantwoordelijk om ervoor te zorgen dat innovaties in samenwerking met leveranciers en aanvragers worden bevorderd. Alleen zo kan een coöperatieve samenwerking met de aanvragers worden bereikt.
- ‘Probleemoplosser’ – Inkopers moeten zich kunnen inleven in de behoeften van de klant. Dit is niet altijd mogelijk vanuit kantoor: hiervoor moeten ze soms ook veiligheidslaarzen aantrekken en ter plaatse zijn bij de productie.
Individuele internationalisering
De catalogushosting was voor het energieconcern de basis om de inkoopoplossing internationaal te implementeren in haar Europese dochterondernemingen, maar niet elk land heeft dezelfde omgevingsfactoren als Duitsland. Een heterogeen systeemlandschap vormde hierbij het kleinste obstakel. Een bijzondere ervaring heeft innogy opgedaan in Hongarije. Hier bepaalt een wet dat alle bestelde posities opgenomen moeten zijn in een raamovereenkomst. Mercateo biedt de mogelijkheid om zulke raamcontracten te integreren op het inkoopplatform; een functie die innogy ook in andere landen gebruikt. Inmiddels heeft innogy de oplossing van Mercateo in zeven Europese landen geïntegreerd. Een belangrijk inzicht dat Lückert in deze jaren heeft verworven: je moet de tijd nemen voor internationalisering. “De verschillen tussen de individuele landen mogen zeker niet worden onderschat. Als we spreken over zeven landen, bedoelen we ook zeven verschillende organisaties en natuurlijk zeven verschillende uitgangssituaties. De oplossing die we hier in Duitsland hebben geïmplementeerd, kan niet in uniform voor alle landen worden toegepast.” (zie infobox ‘De 5 gouden regels van internationalisering’)
innogy richt zich op hernieuwbare energieën voor duurzaam bedrijfssucces.
De mensen maken het verschil
Ondanks alle economische en culturele verschillen was het altijd dezelfde belangrijke factor die bij internationale projecten tot succes heeft geleid: de lokale mensen. Zij zijn een belangrijke motor van innovatie en moeten van begin af aan worden betrokken. “Als inkoper moet ik soms in het vliegtuig stappen en mijn contacten persoonlijk ontmoeten. Het ergste aan zulke projecten,” zegt Lückert, “zijn e-mails van het hoofdkantoor die je vertellen hoe je het moet doen.” Maar dat geldt niet alleen voor internationaal projectmanagement; in de dagelijkse praktijk kan een bezoek aan de
bouwplaats of de werkplek van de aanvragers ook helpen om hun behoeften beter te begrijpen (zie infobox ‘Een nieuwe generatie inkopers’).
Persoonlijke ondersteuning ter plaatse
Internationale projecten hebben een constant basiskader nodig, maar ook veel flexibiliteit voor individuele aanpassingen in het betreffende land. In het geval van innogy vormde Mercateo – als langdurige partner – dit basiskader, met aanpasbare catalogushosting en ervaren medewerkers in de betreffende landen. “De lokale Mercateo teams, die de lokale taal beheersen en bekend zijn met de verschillende wettelijke grondslagen, waren een belangrijk onderdeel voor de succesvolle internationalisering”, vat Lückert samen. Samen met Mercateo wil de inkoper het beschikbare productassortiment verder uitbreiden en zo een bijna compleet aanbod realiseren. Hij heeft ook al nieuwe ideeën voor grensverleggende projecten: “Ik wil nog meer diensten met e-procurement kunnen afdekken.”
De 5 gouden regels van internationalisering
Op de vraag naar de 5 gouden regels die in acht moeten worden genomen bij de internationalisering
van inkoopprocessen, antwoordde André Lückert als eerste: “De mens, de mens, de mens, de mens.”
Dit maakt duidelijk welke factor het belangrijkst is bij internationale projecten. Hij legde ook de andere vier uit: “Je moet je zeker openstellen voor het betreffende land en de verschillen. Zelfs wanneer je graag standaarden wilt implementeren, moet je hierbij flexibel zijn en tegelijkertijd de afzonderlijke landen niet te veel speelruimte geven.”
- Neem de mensen mee – zonder hen bereik je niets. Vooral ter plekke is er behoefte aan vakbekwame mensen die bijvoorbeeld de wettelijke situatie kennen.
- Leg persoonlijk contact – je moet bereid zijn om te reizen en de betrokkenen ter plaatse te bezoeken om persoonlijk ideeën uit te wisselen. Dit houdt ook in dat er tijd wordt doorgebracht buiten het werk om de cultuur beter te leren kennen.
- Wees flexibel en creatief – zelfs als je standaards wilt implementeren. Je moet openstaan voor het land en de verschillen en – wanneer dit nodig is – licht durven afwijken van het standaardproces.
- Overtuig en reik perspectieven aan – alleen als je de lokale mensen weet te overtuigen en meekrijgt, kunnen uiteindelijk ook de klanten overtuigd worden. Hiervoor moet je medewerkers laten zien welke kansen de verandering met zich meebrengt.
- Bied altijd ondersteuning – wat de problemen ook zijn. Het is een gezamenlijk project: het verhaal eindigt niet wanneer het startschot in een land gegeven is.
Over Innogy
|
innogy produceert energie uit hernieuwbare bronnen en biedt innovatieve energiediensten op gebieden als opslagtechnologieën, elektromobiliteit en energie-efficiëntie. Met haar drie bedrijfs-segmenten Netwerk & Infrastructuur, Verkoop en Hernieuwbare Energie, komt innogy SE tegemoet aan de eisen van een moderne, koolstofarme, gedecentraliseerde en digitale energiewereld. Bij de activiteit van innogy staan 22 miljoen klanten centraal. |
| Oprichting: | 2016 |
| Branche: | Nutsbedrijf |
| Hoofdkantoor: | Essen, Duitsland |
| Medewerkers: | meer dan 42.300 FTE (in 2017) |
| Omzet: | 42,39 miljard euro (2017) |
| Website: |
www.innogy.com |
