Datacenter bedrijf Equinix heeft tijdrovende, handmatige inkoopprocessen vervangen door een geautomatiseerde opzet. Een vooraf goedgekeurde B2B-marktplaats met miljoenen artikelen staat hierbij centraal.
Voor veel organisaties is het werken met – en beheren van – een groot aantal van kleinere leveranciers tijdrovend en inefficiënt. Bovendien beperkt het gebrek aan inkoopdata vaak het onderhandelen van (betere) contracten.
Digitale visie op inkoopleiderschap
Equinix helpt bedrijven om het meeste uit digitale oplossingen te halen en wilde dit ook toepassen op zijn interne bedrijfsprocessen. Het bedrijf heeft daarom een digitale visie voor inkoopleiderschap ontwikkeld. De focus is hierdoor van transactioneel inkoopbeheer naar de levenscycluswaarde van end-to-end source-to-pay (S2P) verschoven. De nieuwe aanpak is in mei live gegaan voor de vestigingen in Europa, het Midden-Oosten en Afrika, vooruitlopend op Amerika en Azië-Pacific. “Hoewel we wereldwijd maar één P2P-systeem gebruikten, hadden we een zeer gedecentraliseerde inkoop. We bereikten zo niet de nodige resultaten en hebben dus de manier waarop we het beheren volledig veranderd”, verklaart Chris Ayscough, inkoopdirecteur bij Equinix. Het bedrijf implementeerde een Coupa S2P-platform en de B2B-marktplaats van Mercateo, die toegang biedt tot een miljoenenassortiment van kantoorartikelen en IT-producten tot industriële benodigdheden.
Efficiëntieslag
De overstap naar Mercateo zorgt voor een enorme efficiëntieslag. Aangezien veel klanten van Equinix strenge wettelijke vereisten hebben, helpt een marktplaats van vooraf goedgekeurde leveranciers bij het beperken van risico’s en bij compliance-taken. “We hebben onze hele S2P-proces veranderd. Het gaat hierbij niet alleen om transacties, maar ook om hoe we waarde creëren en leveranciers beheren. Dit creëert een strategisch vermogen én een gebruiksvriendelijk, geautomatiseerd end-to-end proces voor sourcing, contractering, inkoop en betaling”, aldus Ayscough. Equinix streeft naar een automatisering van 70% voor procurement back-end procedures, waarbij bestelaanvragen, goedkeuringen, PO’s, factuuracceptaties en betalingen meestal digitaal, geautomatiseerd en met een volledige audit- trail worden uitgevoerd. Voorheen waren de processen erg handmatig en werden er meerdere offertes voor laagwaardige benodigdheden aangevraagd. Met de marktplaats kunnen medewerkers efficiënt relevante producten vinden en zelf selecteren of zij de bestelling willen optimaliseren op prijs, verzendkosten of levertijd. Ayscough: “Dankzij Mercateo hebben we veel meer controle over de tail-end spend, die voorheen ruim 50% van ons leveranciersbestand besloeg. Het portaal is intuïtief, zodat iedereen het kan gebruiken. Dit maakt bij onze category managers tijd vrij om zich te richten op strategische leveranciers.”
Wereldwijde standaardisatie
Door de holistische visie heeft Equinix een veelvoorkomende valkuil vermeden: het introduceren en onderling proberen te koppelen van verschillende systemen. De ervaringen met de nieuwe systemen in Europa, het Midden-Oosten en Afrika zullen als les dienen voor de introductie van de technologie in Amerika en Azië-Pacific. Equinix streeft naar wereldwijde standaardisatie. Door vanaf het begin een internationale aanpak te hanteren, worden 95 procent van de bedrijfsprocessen hetzelfde ingericht voor alle vestigingen. “We hebben ervoor gezorgd dat ons verandermanagementteam overkoepelend werkt met betrekking tot bedrijfsfuncties en regio’s. Zo wordt aan de behoeften van elk gebied voldaan”, concludeert Ayscough.
Ga voor meer informatie naar www.mercateo.com/inkoop