Tactisch Inkopen

“Bedrijven besparen het meeste geld als ze hun bestelprocessen digitaliseren”, concludeert professor Holger Müller van de HTWK Leipzig, die samen met Mercateo de studie “Indirecte inkoop in Focus” publiceerde. In dit artikel laten Impuls-redactrice Jelena Altmann en het sanitairbedrijf Elotherm zien hoe met een goed georganiseerde inkoop besparingen gerealiseerd kunnen worden.

Drie jaar geleden vonden er groteske taferelen plaats bij sanitairbedrijf Elotherm in Hänigsen, bij Hannover. ‘s Ochtends werd het materiaal voor de bouwplaats door de medewerkers verzameld. En er ontbrak altijd iets. “Ik had vaak zo’n stropdas”, zegt leidinggevende Wolfgang Günther, 59, en grijpt daarbij naar zijn nek. Hij had schreeuwend over de binnenplaats gelopen, omdat het werk weer tot stilstand was gekomen. De baas zocht zelf in het magazijn naar reserveonderdelen, klemmen of afdicht-ringen. Als er geen enkele te vinden was, bestelde hij deze bij zijn leveranciers. “Ik was magazijnmedewerker en inkoper in één”, zegt Günther. “En een blok zenuwen, want ik kwam helemaal niet toe aan mijn eigenlijke werk.”

Vandaag de dag heerst er vrede en orde bij Elotherm. Günther en zijn 18 medewerkers hebben de magazijnen opgeruimd. Sindsdien zijn de materialen goed gesorteerd in rekken en de compartimenten zijn geëtiketteerd. Iedereen weet nu waar alles staat en wanneer nieuwe goederen besteld moeten worden, zodat het werk zonder vertraging kan worden voortgezet. Door orde te scheppen is het bedrijf op meerdere manieren veranderd. Het helpt Günther om zijn inkoop beter te organiseren en ook om over goede voorwaarden te onderhandelen met leveranciers. Sindsdien heeft hij meer tijd voor zijn “echte“ werk; klantenwerving. Dit is ook merkbaar in de boekhouding: Zijn winst, zo onthult de ambachtsman, is sindsdien verdubbeld.

Bij Elotherm is de wijsheid van een oude koopman in vervulling gegaan: bij de inkoop is er winst te behalen. In feite gaat er een groot besparingspotentieel schuil binnen de inkoop – zowel qua geld als kostbare tijd. In ongetwijfeld elk bedrijf. Of het nu gaat om een handwerkbedrijf, servicebedrijf, handelaar of productiebedrijf – alle ondernemingen kopen in om te kunnen werken. Zij kopen machines, computers en grondstoffen, maar ook Software, kantoorbenodigdheden elektriciteit en schoonmaakmiddelen. “Alles waarvoor je een factuur ontvangt, is inkoop”, verklaart expert Joachim von Lüninck, mede-eigenaar van het adviesbureau AMC Group in Bonn. Kosten kunnen vooral worden gereduceerd door bedrijven die hun inkoopproces optimaliseren – tot in het laatste detail. Maar vooral bij de inkoop, die alleen indirect invloed heeft op de producten en diensten die bedrijven aanbieden, hebben vooral kleine bedrijven vaak de grootste tekortkomingen, bleek uit een onderzoek van de HTWK Leipzig en Mercateo (2017).

“Als je de arbeidstijd van een inkoopproces omrekent in geld, kan de inkoop van één potlood zelfs 100 euro kosten”, zegt Holger Müller, hoogleraar Supply Chain Management in Leipzig. Vanwege een paar potloden raken bedrijven niet in de problemen, maar honderden van deze bestellingen kosten het bedrijf enkele duizenden euro’s. Een veelvoorkomend argument om geen aandacht te besteden aan de inkoop: geen tijd. Maar het goede nieuws is dat elk bedrijf de inkoop van apparatuur, materialen en diensten zo kan organiseren dat het nauwelijks moeite kost, indien een paar regels in acht genomen worden.

Benodigdheden in kart brengen

Bij Elotherm vormt het magazijn het hart van de inkoop. Voordat het uitgemest en opnieuw ingericht werd, stelde Günther een lijst op van alle artikelen die het bedrijf nodig had. Daaronder behoorden onder andere buizen, siliconen, werkhandschoenen, maar ook papieren zakdoeken.
Elotherm heeft 2000 artikelen op voorraad. Voor een goed overzicht, liet hij zich alle bestellingen van één jaar gesorteerd per productgroep van zijn leveranciers toesturen. “Zo konden wij zien wat het vaakst nodig was,” zegt Günther.

Op basis van deze bestelgegevens hebben hij en zijn medewerkers uitgezocht welke onderdelen en hoeveelheden ze op voorraad wilden hebben. Er mochten bijvoorbeeld maximaal 60 verbindingsstukken worden opgeslagen in het magazijn. Er werd alleen een bestelling geplaatst, zodra er minder dan 10 onderdelen op voorraad waren. “Het materiaal moet genoeg zijn voor minstens twee dagen, anders verhogen we de bestelhoeveelheid”, zegt Günther.

Het minimumaantal zien medewerkers op de kaartjes die aan de schappen zijn bevestigd. Hier staan ook de artikelkenmerken en de bestelnummers vermeld. Indien de minimumhoeveelheid wordt bereikt, neemt de werknemer de kaart en plaatst deze in een plastic doosje op de tafel bij de goederenontvangst. De ontbrekende kaart laat aan iedereen zien: Bestelling in uitvoering!

 
Zo heeft Günther de inkoop geïntegreerd in de dagelijkse gang van zaken, zonder de werkdruk voor zijn team te verhogen. Het simpele systeem kan ook worden gebruikt als mini-opslagruimte om printpapier, presentatiemappen, enveloppen, batterijen en stiften op te slaan. De kaartjes dienen dus eigenlijk als boodschappenlijstje. De bestelnummers worden door een medewerker ingevoerd in een programma, dat Günter heeft verkregen via adviesbureau Paulus-Lager. Inclusief de kosten voor het inkoopadviesbureau, betaalde hij ongeveer 15.000 euro. De kosten hebben zich na een jaar terugverdiend, aldus Günther.

In het programma worden leveranciers met bijbehorende e-mailadressen achter elk bestelnummer opgeslagen. Het programma verstuurt de bestellingen automatisch per e-mail. Günther bestelt ongeveer twee keer per week. Voorheen belde hij iedere ochtend een kwartier lang met leveranciers, en vaak meerdere keren als er weer iets ontbrak.

“Bedrijven besparen het meeste geld als ze hun bestelprocessen digitaliseren”, zegt professor Müller. In zijn studie ontdekte hij dat de tijd voor het bestellen met de helft kan worden gereduceerd. Bedrijven kunnen hiervoor bijvoorbeeld gratis inkoopplatforms gebruiken.

Wie een overzicht heeft van zijn magazijn, kan ook beter onderhandelen met leveranciers. In het geval van koperen buizen bijvoorbeeld, stelt Günther een prijs vast voor twaalf maanden. Voorheen onderhandelde hij de prijzen bij iedere bestelling opnieuw… “Ik betaal misschien wat meer naar verhouding, maar ik draag niet langer het risico van prijsschommelingen”, zegt Günther. Dat heeft nog een ander voordeel: hij hoeft niet meer koperen buizen te bestellen dan dat er ruimte is in het magazijn, alleen omdat het nu goedkoper is. Dit brengt minder kapitaal met zich mee.

“Bedrijven besparen het meeste geld door hun bestelprocessen te digitaliseren.”
– Holger Müller, Hoogleraar, Hogeschool van Leipzig

Prijzen vergelijken

Elotherm bespaart door strakkere inkoopprocessen, terwijl het Hamburgse bedrijf Automotiv Internet Shop zijn kosten heeft verlaagd door van leveranciers te veranderen – met 70.000 euro in twee jaar tijd.

De online handelaar verkoopt op scheiben-wischer.com ruim 1200 verschillende ruitenwissers voor auto’s, vrachtwagens en transporters, als ook verzorgingsproducten voor voertuigen. Tot de klanten behoren bijvoorbeeld Johanniter en een veerbootoperator uit Fehmarn. Met 15 werknemers behaalt het bedrijf een omzet van 2,5 miljoen euro. Bedrijfsleider Andreas von Lochow, 47, moet voor zijn bedrijf regelmatig inkopen, het assortiment samenstellen en met leveranciers onderhandelen over de voorwaarden. Maar hier zag zijn inkoopadviseur Joachim von Lüninck nauwelijks besparingsmogelijkheden en raadde hem aan om de gehele inkoop te bekijken. “Veel bedrijven denken alleen aan aankopen die rechtstreeks van invloed zijn op de productie of diensten”, aldus von Lüninck.

De oprichter van scheiben-wischer.com, Andreas van Lochow, heeft ook het advies opgevolgd om een overzicht te maken van alle producten en deze in een Excel-bestand op te nemen. Hij categoriseerde ze volgens A-, B- en C-artikelen. Alles wat naar klanten gaat, behoorde toe aan A. Onder B werd ingevoerd wat nodig is voor het postorderproces: kartons, software, kosten voor webdesigners en serverkosten. Producten die slechts indirect verband houden met het bedrijf, zoals kantoorbenodigdheden, visitekaartjes en water, werden geïdentificeerd als C-goederen. Daarna ging hij stuk voor stuk door de items heen. “Het werd daardoor duidelijk hoezeer we de B- en C-gebieden hadden verwaarloosd”, aldus von Lochow.

Zo kocht het bedrijf bijvoorbeeld dozen voor 50 cent per stuk. “Over zulke kleine bedragen onderhandel je niet,” dacht von Lochow vroeger. Maar met een hoeveelheid van 80.000 stuks per jaar is het de moeite waard om op een paar cent te kijken. Hij informeerde zich bij andere postorderbedrijven, die hem adviseerden om een Tender te starten. Von Lochow kreeg offertes van vijf aanbieders, wisselde van leverancier en bespaarde 10.000 euro.

Een ander voorbeeld zijn de serverkosten: tot nu toe had het bedrijf een eigen server op het hoofdkantoor, die 20.000 euro per jaar kostte. “Die uitgaven maakten me altijd prikkelbaar,” zegt hij. Op de ‘Internet World’ beurs in München informeerde hij naar cloud-oplossingen voor externe gegevensopslag. Na verschillende vergelijkingen vond hij er een die hem 90 procent minder kost en beter bij het bedrijf past. Het bedrijf heeft twee locaties, een in Hamburg en de andere in Frankfurt, waar het magazijn is gevestigd.

Offertes zijn vaak sneller te vergelijken. Bijvoorbeeld op elektriciteitsportalen op het internet, waar bedrijven ook gebruik van kunnen maken. De tool zoekt de goedkoopste elektriciteitsleverancier en faciliteert vervolgens de overstap. “Het duurt vijf minuten”, zegt von Lochow. Het enige wat hij hoefde te doen, was het jaarlijkse elektriciteitsverbruik en eenmalig zijn adres, contactgegevens en contractvoorwaarden achter te laten. “Door de verandering hebben we dat jaar 2600 euro bespaard”, aldus de online handelaar.

De inspanning voor het vergelijken van prijzen en offertes moet in verhouding staan tot de besparingen. “Wie bij het kopen van printercartridges maximaal 10 euro spaart, moet niet een half uur in het zoeken investeren. Dit is vaak duurder dan bij een betrouwbare aanbieder te blijven,” zegt Müller. Bedrijven moeten dit bij elk arbeidsmiddel afwegen. Als vuistregel geldt: Over het algemeen is het mogelijk om ongeveer 10 procent van de inkoopprijs te besparen, aldus raadgever von Lüninck. Op deze manier kan gemakkelijk berekend worden of het onderzoek de moeite waard is.

Hoe vaak vergelijkt online handelaar von Lochow de prijzen? “De uitgaven worden regelmatig gecontroleerd”, zegt de ondernemer. Zo worden bijvoorbeeld de elektriciteitskosten jaarlijks en de serverkosten om de zes maanden herzien. De periodes zijn gerelateerd aan de opzegtermijnen. Deze heeft hij in zijn Outlook-agenda opgenomen met voldoende voorbereidingstijd. Tot nu toe heeft von Lochow nog niet al zijn aankopen bekeken. Maar hij schat dat hij nog steeds tot 30 000 euro kan besparen.

Bottom line: Bij de inkoop van arbeidsmiddelen en –diensten gaat het meer om efficiënte operationele processen dan om onderhandelingsvaardigheden.
 
 

 
Bron: Impulse, juli 2018 (print en online), pagina 62 t/m 67 – Planvoll einkaufen