Inkopers zijn voortdurend op zoek naar nieuwe mogelijkheden om te optimaliseren, waardoor er ook steeds meer aandacht is voor de zogenaamde tail spend: ongecontroleerde uitgaven waarbij de kosten hoog kunnen oplopen.
Inkopen bij niet-geverifieerde leveranciers leidt tot tijdsverlies omdat er telkens een nieuwe crediteur moet worden aangemaakt. Hetzelfde geldt voor het vergelijken en zoeken van de beste offertes, met maverick buying en hoge administratieve kosten als gevolg voor de inkoopafdeling.
RWE wil efficiënter inkopen
De inkoopafdeling van RWE stond ook voor de uitdaging om het internationale inkoopproces te stroomlijnen en optimaliseren. Veel behoeften werden niet via de elektronische catalogi gedekt en het was erg tijdrovend en kostenintensief om bestellingen bij enkele duizenden crediteuren te beheren.
Het management besloot daarom een strategie in te voeren om inkoopprocessen te automatiseren en het aantal leveranciers terug te dringen. Meer dan 10 jaar geleden werd er een nieuwe digitale inkoopoplossing geïmplementeerd om deze doelen te bereiken. “We waren echter nog op zoek naar een mogelijkheid om de tail spend beter te beheren en zo onze administratieve kosten te verlagen”, vertelt André Lückert. “Uiteindelijk hebben we in 2008 een innovatieve oplossing gevonden: Unite.”
Meerwaarde voor de inkoop dankzij systeemintegraties
Een centrale marktplaats met een uitgebreid productassortiment met maar één crediteur en slimme inkoopfunctionaliteiten bleek de gewenste aanvulling te zijn op het bestaande SRM-systeem van RWE. Alleen al wat betreft de tail spend kon het bedrijf met deze systeemintegratie het aantal leveranciers aanzienlijk reduceren. Bovendien konden medewerkers ook sneller inkopen aangezien er niet langer op verschillende online marktplaatsen naar de beste optie moest worden gezocht.
Tegenwoordig beheert RWE 80% procent van hun tail spend behoeften via Mercateo waardoor er ook een ander doel bereikt is: het aantal handmatige activiteiten voor transacties verminderen. “Wij verwerken inmiddels meer dan 40.000 orderregels elektronisch via Mercateo. Dankzij de integratie met ons SAP-systeem, worden bestellingen meteen digitaal afgehandeld en gearchiveerd, waardoor ons inkoopproces veel efficiënter en transparanter is geworden”, benadrukt Lückert.
RWE gebruikt ons inkoopplatform ook om meer dan 100 catalogi van verschillende vaste leveranciers te beheren. Op deze manier blijven raamcontracten in werking en kan RWE nog altijd profiteren van reeds onderhandelde voorwaarden. Daarnaast kan het bedrijf op Unite rekenen voor het volledige catalogusbeheer, inclusief onderhoud. De overkoepelende zoekfunctie zorgt er namelijk voor dat medewerkers van RWE zowel toegang hebben tot het aanbod van hun vaste leveranciers als van Mercateo, op één plek met dezelfde interface. Op deze manier worden inkoopprocessen niet alleen efficiënter, maar wordt de inkoopervaring ook veel aangenamer.
