Proceskosten halveren en ruim een uur aan werktijd besparen, dat maakt het verschil uit tussen een conventioneel en een gedigitaliseerd inkoopproces. Tot deze conclusie kwamen de Hogeschool voor Techniek, Economie en Cultuur Leipzig (HTWK Leipzig) en Mercateo in een gezamenlijke studie. Op basis van deze nieuwe inzichten heeft Mercateo een proceskostencalculator ontwikkeld die op eenvoudige wijze laat zien waar besparingsmogelijkheden liggen en waar bedrijven deze toe kunnen passen. Het online tool is gratis beschikbaar onder www.besparingspotentieel-ontdekken.nl.
In de studie ‘Indirecte inkoop in focus: besparingen en kansen’ werd onderzocht hoeveel tijd het bedrijven kost om niet-product gerelateerde materialen in te kopen die dagelijks in administratie, productie of onderhoud benodigd zijn. Hierdoor is het voor het eerst mogelijk te becijferen welke tijds- en kostenbesparingen er gerealiseerd kunnen worden door het proces van de indirecte inkoop te digitaliseren. Om deze inzichten toe te kunnen passen in de praktijk, en toegankelijk te maken voor bedrijven, heeft Mercateo een online proceskostencalculator ontwikkeld. De calculator kan door alle bedrijven worden gebruikt, ongeacht of het e-procurement platform van Mercateo al gebruikt wordt of niet.
Hoe werkt de proceskostencalculator?
In slechts vijf korte stappen berekenen bedrijven welk besparingspotentieel er bij de indirecte inkoop onbenut blijft. De uiteindelijke berekening is afhankelijk van het aantal bestellingen voor indirecte goederen per jaar en hoe het inkoopproces uitziet waarmee deze goederen besteld worden (niet-gestandaardiseerd, gestandaardiseerd of digitaal). Op basis van deze twee gegevens, die een bedrijf zelf invoert, en een aantal kerngetallen uit de studie ‘Indirecte inkoop in focus’, worden vervolgens de proceskosten per processtap transparant en vergelijkbaar gemaakt.
Inzicht krijgen in potentiële besparingen per processtap helpt bedrijven om verborgen en hierdoor onbenut potentieel binnen hun eigen organisatie te identificeren. De prijs van een product maakt vooral op het gebied van indirecte inkoop vaak slechts een klein deel van de totale kosten uit. Afhankelijk van het inkoopproces, komen er van bestelaanvraag tot betaling verschillende kosten bij. Een efficiënte kostenbesparing is alleen mogelijk wanneer het gehele inkoopproces digitaal verloopt. Pas dan kunnen de kosten verlaagd worden van 115 tot 67 euro; een besparing van 48 euro per bestelling.
Op de resultatenpagina van de proceskostencalculator kan de analyse worden gedownload. Deze kan gebruikt worden om bedrijfsprocessen te herzien. Het uitgebreide rapport biedt ook concrete informatie over hoe de inkoop kan worden geoptimaliseerd met e-procurement platforms, die vaak digitale facturatieprocessen aanbieden. Hierdoor wordt ook de boekhouding gestroomlijnd: Facturen en inkooporders zijn gemakkelijker toe te wijzen en er hoeven minder leveranciers te worden onderhouden. Dit resulteert in een besparing van meer dan 50 procent qua werktijd en een halvering van de proceskosten ten opzichte van manuele processen. Een typisch middelgroot bedrijf zonder gestandaardiseerd en digitaal proces, plaatst ongeveer 1.000 orders per jaar. Hier levert het gebruik van een digitaal inkoopplatform een besparing van ruim 60.000 euro op.