Tail spend is een begrip gebaseerd op het Pareto principe, ook wel bekend als de 80/20-regel. Deze regel houdt in dat in veel gevallen 80% van de effecten afkomstig zijn van 20% van de oorzaken. Dit principe is ook toepasbaar op diverse zakelijke aspecten zoals bijvoorbeeld de zakelijke inkoop. Hierbij kan gesteld worden:
80% van uw leveranciers vertegenwoordigen 20% van het inkoopvolume
Deze 20% van het inkoopvolume wordt de tail spend of ‘de staart’ genoemd. Hierbij gaat het om alle producten en diensten die een bedrijf nodig heeft om te kunnen functioneren, maar die niet direct invloed hebben op het primaire bedrijfsproces. Hieronder vallen ook producten en diensten die slechts één keer worden gebruikt of besteld. Het gaat dan bijvoorbeeld om strooizout (bij vorst en sneeuw), materiaal voor tijdelijke werkkrachten of extra opslagruimte voor het magazijn. Vaak bevat de tail spend bestellingen met een relatief lage waarde bij een groot aantal niet-gecontracteerde leveranciers. Dit komt per jaar neer op een groot aantal bestellingen, die ofwel te klein zijn om via de inkoopafdeling te lopen, of als C-artikelen niet in bestaande raamcontractcatalogi voorkomen.
(tekst gaat verder onder afbeelding)
Tail spend management
Veel bedrijven focusseren zich alleen op het primaire proces en besteden geen tot weinig aandacht aan hun tail spend (ook wel ad-hocinkopen of ongestructureerde inkopen genoemd). Dit kost vaak onnodig veel geld en tijd. Doordat deze (meestal kleine) aankopen niet strategisch beheerd worden, worden ze vaak gedaan door werknemers die noch de tijd, noch de kennis hebben om het gewenste niveau te oriënteren wat de beste opties zijn. Dit kan cumulatief leiden tot een sterke en onnodige stijging van de proceskosten en kan grote bedrijven vaak miljoenen euro’s per jaar kosten.
Het controleren van tail spend is een cruciale factor in het succes van een onderneming, maar hoe weet u of uw bedrijf problemen heeft met tail spend? Een manier om hier achter te komen is om te kijken of twee of meer van de volgende statements van toepassing zijn op uw eigen organisatie:
5 signalen die duiden op tail-spend problemen
1) Het aantal leveranciers ligt hoger dan het aantal werknemers binnen uw bedrijf, of ongeveer 2/3e (of meer) van de leveranciers levert slechts 5% (of minder) van de spend
2) Minder dan 70% van de orders valt onder de strategische procurement
3) Elk kwartaal is er een toename van het aantal leveranciers met 10%
4) Minder dan 50% van de transacties vindt plaats met de geprefereerde leveranciers
5) Minder dan 50% van de aankopen verloopt geautomatiseerd
Tail spend management optimaliseren
Met de digitale inkoopoplossingen van Mercateo hebben ondernemingen nu ook de kans om naast hun kernassortiment ook hun long tail spend strategisch te beheren. Door het groeiende miljoenenassortiment op één gebruiksvriendelijk platform, kan de volledige tail spend worden gedekt met slechts één crediteur. Daarmee kan uiteindelijk de inkoop worden geoptimaliseerd. Door het efficiëntere zoek- en bestelproces, het reduceren van het aantal vrije tekst bestellingen en crediteuren, besparen bedrijven sterk op hun totale inkoopkosten. Op deze manier blijft er voor medewerkers meer capaciteit over voor belangrijkere zaken, zoals tactische en strategische inkoop.
Tail spend bij Mercateo
Het groeiende Mercateo-assortiment bestaat uitsluitend uit standaard (verbruiks)artikelen. Diensten of configureerbare artikelen zijn niet standaard beschikbaar op het platform, maar kunnen in overleg exclusief gekoppeld worden.
