Bij de zakelijke inkoop maken we een onderscheid tussen de inkoop van directe- en indirecte goederen. Onder indirecte goederen, ook wel bekend als facilitaire goederen, vallen alle goederen in de inkoop die niet direct betrekking hebben op het productieproces. Het gaat hierbij om artikelen die ondersteunend en bijkomend zijn aan het primaire proces, zoals bijvoorbeeld pennen, handschoenen of kopieerpapier.
In tegenstelling tot productiematerialen hebben indirecte goederen nauwelijks invloed op de productie van een product: naast reserveonderdelen en onderhoudsmateriaal worden hiertoe vooral werkgereedschap en materialen, zoals bijvoorbeeld snel slijtende instrumenten en apparaten, gerekend. Andere typische voorbeelden zijn kantoorbenodigdheden of toiletpapier.
Kenmerken indirecte goederen
Indirecte goederen worden gekenmerkt door een laag strategisch belang, een hoge orderfrequentie en een lage orderwaarde. De vraag is onregelmatig, gedecentraliseerd en nauwelijks te voorspellen. Hierdoor ontstaat er bij de aankoop van indirecte benodigdheden (NPR-inkoop genoemd) vaak een verkeerde verhouding door lage bestelwaardes en hoge proceskosten.
In een productiebedrijf maken indirecte goederen namelijk maar vaak 20% van het inkoopvolume uit, terwijl zij daarentegen wel 80% van de proceskosten veroorzaken. Dit wordt ook wel de 80/20 regel, oftewel het Pareto-principe, genoemd. Een reden hiervoor is dat veel bedrijven geen strategie hebben ten aanzien van indirecte inkoop voor de organisatie.
Tegenover indirecte goederen staan de directe goederen, oftewel de direct spend, die wel strategisch strategisch beheerd en ingekocht worden, bijvoorbeeld door middel van een bill of materials.
Voorbeelden van indirecte goederen:
Werkhandschoenen in de woningbouw
Kopieerpapier op kantoor
Werktuigen voor de productie
Bestek in de horeca
Smeermiddel of brandstof voor machines
Indirecte goederen: typische indirecte behoeftes die nodig zijn binnen een onderneming
Synoniemen
Indirecte goederen worden vaak ‘tail spend‘ of het randassortiment genoemd. Dit heeft te maken met het feit dat deze goederen onregelmatig en slechts in kleine hoeveelheden besteld worden bij een veelvoud aan leveranciers. Wanneer de inkoop van deze artikelen niet strategisch beheerd wordt, zorgt dit voor hoge proceskosten.
Een veelvoorkomende fout is dat de begrippen C-parts of C-artikelen als synoniem worden gebruikt voor indirecte goederen. De aanduiding ‘C-parts’ is echter een begrip afkomstig van de ABC-Analyse, waarbij artikelen of leveranciers ingedeeld worden in drie categorieën (A, B of C) in mate van belangrijkheid. Een ABC-Analyse kan over zowel het volledige inkoopvolume als over een klein deel van het inkoopvolume uitgevoerd worden. Hierdoor kunnen ook artikelen uit de directe inkoop tot de C-artikelen gerekend worden.
Inkoop van indirecte goederen optimaliseren
De meeste organisaties hebben de directe inkoop van primaire goederen en diensten geheel in het bedrijfsproces opgenomen en onderdeel gemaakt van de productieketen. Processen rondom directe inkoop zijn inmiddels gestandaardiseerd, geautomatiseerd en systemen kunnen onderling communiceren. Er wordt vaak een stukslijst (bill of materials) gebruikt waar op vermeld staat welke assemblages, tussenproducten, onderdelen en grondstoffen deel uitmaken van een product. De direct spend is daarmee volledig inzichtelijk gemaakt.
De indirecte inkoop is een ander verhaal. Veel bedrijven, en met name het MKB, hebben deze indirecte kosten nog steeds niet erg hoog op hun agenda staan. Zij focussen zich liever op klanten of andere werkzaamheden. Hierdoor is er geen eenduidige, transparante en efficiënte werkwijze ten aanzien van indirecte inkoop voor de organisatie. Het digitaliseren van het proces van de indirecte inkoop zou voor veel bedrijven hoge kostenbesparingen op kunnen leveren, laat de studie ‘Indirecte inkoop in focus‘ zien.
Inkopers hebben door Mercateo de mogelijkheid om slechts één platform voor hun gehele tailspend te kunnen benutten en hun inkoop en processen te optimaliseren. Ze ontsluiten hiermee toegang tot een assortiment van meerdere miljoenen artikelen en reduceren hierbij het aantal vrije tekst bestellingen en het aantal crediteuren.