Een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem is een modulair softwarepakket waarin alle bedrijfsactiviteiten van een onderneming kunnen worden ondergebracht. Het voordeel is dat klant- en productgegevens slechts éénmaal ingevoerd hoeven te worden. Zowel voor kleine bedrijven, het MKB als voor multinationals bestaan er zowel standaardoplossingen als op maat gemaakte, cloud-gebaseerde ERP-pakketten.
De term ERP komt voort uit de term MRP, wat staat voor Material Requirements Planning. MRP is een software die wordt gebruikt voor de planning van de materiaalinkoop (grondstoffen en componenten) voor de industriële productie. Het houdt geen rekening met aspecten als machines, mensen, geld, leveranciers, enzovoorts. Om dit op te lossen is het MRP II systeem ontwikkeld, ook wel bekend als Manufacturing Resource Planning. Indien er naast de fabricage- en materiaalplanning ook het managen van (alle) andere bedrijfsprocessen van belang is voor de integrale bedrijfsvoering, moet MRP II worden ‘opgeschaald’ naar een Enterprise Resources Planning, ook wel afgekort tot ERP.
De basismodules van ERP-systemen
ERP-software bestaat uit een aantal basismodules, waaronder Customer Relationship Management (CRM), Human Resource Management (HRM), Supply Chain Management (SCM) en Business Intelligence (BI). Afhankelijk van de bedrijfsactiviteit kunnen aanvullende modules worden gekoppeld. Omdat het systeem gekoppeld kan worden aan ieder bedrijfsproces, kan alle informatie centraal beheerd, bekeken, en bewaard worden. Daardoor is het mogelijk om diepgaande analyses uit te voeren op basis van deze gegevens.
Voordelen van een ERP-systeem
Het implementeren van een ERP-systeem binnen een organisatie levert verschillende voordelen op. Het ERP-systeem ondersteunt alle bedrijfsprocessen en afdelingen gelijktijdig via een eenduidige, toegankelijke database. Gegevens hoeven bijvoorbeeld slecht een keer ingevoerd te worden en zijn dan overal actueel, consistent en beschikbaar. Daardoor dalen de kosten, de risico’s en de duur van de processen, terwijl de productiviteit stijgt. Bedrijven kunnen ERP-systemen aanpassen aan hun eigen eisen door modules te customisen of toe te voegen. Ook de beveiliging van ERP-systemen is beter, omdat alle informatie op één centrale plek staat en slechts één beveiligingssysteem nodig is.
Alle informatie is altijd up to date en beschikbaar vanuit een centrale database
Data hoeft slechts een keer ingevoerd te worden
De productiviteit stijgt
Betere communicatie met collega’s, leveranciers en klanten
Beter verloop van operationele processen
Gemakkelijk analyses uitvoeren en beslissingen nemen op basis van beschikbare informatie
Betere controle op naleven van de procedures en regels
Meer flexibiliteit van het personeel
Voorsprong op concurrentie
Nadelen van een ERP-systeem
Naast voordelen heeft een ERP-systeem ook enkele nadelen. Het aanschaffen, het implementeren en het onderhouden ervan kost bijvoorbeeld veel tijd en geld. Veel bedrijven onderschatten de impact van een ERP-systeem op de bestaande bedrijfsprocessen, zeker wanneer de bedrijfsprocessen en de manier van samenwerken tussen de afzonderlijke afdelingen veranderen.
Afhankelijkheid van een enkel systeem
Hoge aanschafkosten
Hoge implementatiekosten
Lange implementatietijd
Implementatieproces op zich
Bijkomende modules komen van verschillende programmeurs
Mogelijke problemen bij datamigratie
Mogelijk weerstand van personeel
Foutieve informatie wordt direct door het hele systeem verspreid
ERP-systeem: Selectie
Het kiezen van een ERP-systeem is moeilijk. De meeste bedrijven en organisaties vergelijken daarom meerdere systemen om te zien welke het beste bij de bedrijfsvoering aansluit. Belangrijke selectiecriteria zijn: de prijs, de grootte van het bedrijf, de keuze voor een algemeen of branchespecifiek softwarepakket en of de server via de cloud of via een eigen server beschikbaar moet zijn.
Om te helpen beslissen welk ERP-systeem het beste bij het bedrijf past, zijn er sites die met de selectie helpen. Enkele leveranciers van ERP-systemen zijn SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage, Infor en SYSPRO.
ERP-systeem: Implementatie
Nadat het juiste ERP-pakket is geselecteerd, volgt de implementatie van het nieuwe systeem. Het implementeren van een ERP-systeem vraagt veel tijd van de organisatie. De periode van de voorbereiding tot het daadwerkelijke gebruik kan een paar maanden tot een paar jaar duren. Die tijd stijgt sterk als het bedrijf het systeem wil aanpassen. Om een ERP-systeem correct te implementeren, kan een bedrijf gebruik maken van technische ondersteuning, consultants of specialisten. De implementatie van een ERP-systeem is onder te verdelen in 6 stappen:
1. Voorbereiding van het proces
Allereerst worden de bestaande bedrijfsprocessen grondig onderzocht. Hierbij wordt gekeken welke processen verbeterd kunnen worden en hoe het ERP-systeem daaraan kan bijdragen. De bedrijfsleiding zal afspraken maken over de eisen en doelstellingen waaraan het systeem moet voldoen en de manier waarop het ERP-systeem geïmplementeerd zal worden.
2. Configuratie
De software wordt geïnstalleerd. Hierna volgt de eerste test om te zien of het systeem correct werkt. De meeste systemen hebben ingebouwde keuzemogelijkheden voor bijvoorbeeld regels over de goedkeuring van inkooporders of de manier waarop de boekhouding moet worden ingericht.
3. Aanpassing
Om ervoor te zorgen dat het ERP-systeem de belangen en de processen van het bedrijf het beste ondersteunt, zijn er diverse aanpassingsmogelijkheden. Bestaande programma’s binnen het ERP-systeem kunnen herschreven worden. Het is zelfs mogelijk om hele modules te ontwikkelen die geïmplementeerd kunnen worden in het ERP-systeem. Ook het gebruik van externe systemen en softwaretoepassingen is mogelijk. Grote bedrijven kunnen zelfs meerdere ERP-systemen implementeren.
4. Autorisatie en training
Wanneer het ERP-systeem is aangepast aan de specifieke behoeften van het bedrijf, moeten de profielen van de medewerkers op de juiste manier worden ingesteld, zodat iedereen toegang heeft tot de bestanden, werkruimtes en informatie die hij nodig heeft. Daarna kunnen de medewerkers een training of opleiding volgen om bekend te raken met het systeem en om het systeem te testen. Een order van een klant afhandelen binnen het nieuwe systeem is een klassieke test.
5. Datamigratie
Alle gegevens uit het oude systeem worden gekopieerd, geïmporteerd en geherstructureerd zodat gebruikers de data binnen het nieuwe ERP-systeem met kunnen gebruiken. Datamigratie wordt vaak onderschat. Een veelvoorkomend probleem is dat bij de herstructurering niet alle gegevens correct geïnterpreteerd worden. Het is daarom nuttig het oude systeem nog te bewaren zodat de gegevens nog beschikbaar zijn in het geval van fouten.
6. Lancering en nazorg
Het ERP-systeem kan in fases of in een keer beschikbaar worden gemaakt. In de maanden na de lancering kunnen kleine storingen en problemen ontstaan omdat de werknemers aan het systeem moeten wennen. Die problemen kunnen ook weer weggewerkt worden als het systeem meer ingeburgerd raakt.
Inkoopmodule van het ERP-systeem
De inkoopmodule automatiseert processen zoals leveranciers identificeren, inkooporders versturen en rekeningen afhandelen. De modules financiën, voorraadbeheer, engineering, productie en supply chain management worden vaak in de inkoopmodule geïntegreerd. De inkoopafdeling krijgt daardoor een beter beeld van wat een bedrijf of organisatie nodig heeft en kan daar beter op inspelen.
De inkoper kan vanuit het eigen ERP-systeem gemakkelijk inkopen doen bij een leverancier dankzij de open catalog interface-koppeling (OCI-koppeling). Veel e-procurement platforms, waaronder Mercateo zijn toegankelijk voor ERP-systemen.