Een “Bill of Materials” of BOM is het Engelse woord voor stuklijst. Andere woorden hiervoor zijn ook: formule, recept, lijst van materialen en lijst van ingrediënten. In de Nederlandse inkoopwereld worden al deze termen gebruikt. Een BOM of stuklijst is, zoals de naam al zegt, een lijst van stukken of onderdelen die verwerkt zijn in een product. Het dient als overzicht van alle assemblages, tussenproducten, onderdelen en grondstoffen die deel uitmaken van een product, inclusief de hoeveelheid.
Voorbeelden
De lijst van materialen van een fiets bestaat bijvoorbeeld uit het frame, een stuur, de wielen, de remmen, de aandrijving, het zadel, de accessoires, … enz. Er zit een bepaalde structuur in, omdat een onderdeel ook weer uit andere onderdelen kan bestaan. Neem bijvoorbeeld een laptop. Op het hoogste niveau staat de doos waarin het samen met de handleiding verpakt is. De lijst van materialen van de laptop zelf heeft dan artikelen als moederbord, toetsenbord, beeldscherm, software. En ook deze kunnen weer een eigen lijst van materialen hebben. Op het laagste niveau staan de artikelen die ingekocht worden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de toetsenborden in hun geheel worden ingekocht. De leverancier hiervan zal dan ook een bill of materials hebben voor dit toetsenbord, maar die is niet van belang voor de fabrikant van de laptop.
Gebruik en toepassing
Een bill of materials is cruciaal bij de ontwikkeling en productie van een product. De verkoopafdeling verwacht een bepaalde hoeveelheid van een product te verkopen en met behulp van de lijst van materialen wordt uitgerekend hoeveel eenheden van elk onderdeel moeten worden ingekocht. Een BOM is dus belangrijk, omdat je zonder niet weet wat en hoeveel er ingekocht moet worden. Inkopen puur op basis van historische gegevens kan leiden tot verrassingen bij wijzigingen in productieaantallen, nieuwe productmodellen of versies. Verder staat in een lijst van materialen niet alleen informatie over de onderdelen, maar ook over de volgorde waarin zij geproduceerd en besteld worden. In veel ERP systemen wordt de lijst ook aangevuld met informatie over kostenplaatsen. Deze bevatten bij ons voorbeeld van de fiets aspecten als lassen en buigen. De lijst van materialen is dus een weergave van de exacte samenstelling van een product en laat ook zien met welke machines en/of bewerkingen deze geproduceerd wordt.
Bill of materials en de inkooporganisatie
Bij productiebedrijven zijn dus alle goederen en diensten die direct met de productie van het eindproduct en/of dienst te maken hebben vastgelegd in een bill of materials. De inkoopactiviteit van deze goederen en diensten valt onder directe inkoop. Bij de meeste bedrijven is hier het Pareto-principe van toepassing en maakt het inkoopvolume van de directe inkoop rond 80% van het totale inkoopvolume uit. Dankzij een bill of materials is het volume goed te voorspellen en met vaste leverancier te onderhandelen. Naar verhouding wordt dan een groot volume bij een beperkt aantal vaste leveranciers elektronisch en geautomatiseerd vanuit het ERP systeem besteld. Het bestelproces is hierdoor goed geoptimaliseerd en veroorzaakt in vergelijking met de indirecte inkoop extreem lage proceskosten.