Essent hoofdkantoor in Den Bosch
Interview met Robert-Jan Meeks, Senior Procurement Advisor, Essent
Mercateo: Kunt u ons iets vertellen over Essent?
Robert-Jan: Essent is het grootste energiebedrijf van Nederland met rond 4.300 medewerkers en vier miljoen klanten voor gas, elektriciteit en energiediensten. We hebben meer dan 90 jaar ervaring in productie en levering van energie én zijn in Nederland momenteel de grootste producent van duurzame energie.
Mercateo: Wat gebeurde op het gebied van inkoop bij Essent?
Robert-Jan: In 2009 zijn we onderdeel geworden van RWE. Feitelijk alle inkoopprocessen en systemen werden toen tegen het licht gehouden om een voor alle partijen ‘beste’ inkooporganisatie neer te zetten. In 2011 heeft er vervolgens een groot optimalisatieproject plaatsgevonden dat alle operationele inkoopwerkzaamheden binnen Essent heeft gecentraliseerd tot één orderdesk. Tegelijkertijd vond er ook een upgrade plaats van SRM 5.0 naar SRM 7.0.
Mercateo: Wat waren de overwegingen bij de keuze van een inkoopoplossing?
Robert-Jan: Het doel van het project was te zorgen voor maximale efficiëntie en klanttevredenheid bij de inkoop van laagwaardige producten.
Mercateo: Hoe zag jullie inkoopproces er uit voor de introductie van Mercateo?
Robert-Jan: Wat relevant is voor het catalogus/vrije tekst proces: voor het Non Product Related stuk werd er veel gebruik gemaakt van vrije tekst bestellingen via SAP SRM. We maakten gebruik van een aantal interne catalogi die we zelf beheerden qua content. Hiervoor gebruikten we ook externe tooling. Daarnaast hadden we een aantal webshops op SRM 5.0 aangesloten. Een SRM servicedesk hadden we intern, deze werd veel geraadpleegd door onze bestellers. Voor de productiecentrales gebruikten we EAM, hier werden de vrije tekst bestellingen vanuit de centrales, vanuit een plant maintenance module, ingeladen. Bijna alle materialen werden via het vrije tekst proces besteld en vervolgens op voorraad gelegd. Van daaruit werden ze via de logistiek afgeroepen.
Mercateo: Wat waren de pijnpunten die jullie probeerden aan te pakken?
Robert-Jan: Er moesten jaarlijks ongeveer 15.000 papieren facturen van verschillende leveranciers verwerkt worden door de afdeling Accounts Payable. Het technisch implementeren van een nieuwe catalogus kostte veel tijd, evenals het bijhouden van wijzigingen. Ondanks verschillende catalogi die live stonden waren er nog steeds vele laagwaardige ‘vrije tekst’-bestellingen zowel in SAP SRM als in EAM. Verder koste het zoeken in verschillende punch-out catalogi van leveranciers de bestellers veel tijd.
Mercateo: Hoe zijn jullie processen veranderd?
Robert-Jan: Alle raamcontractcatalogi (15 stuks) zijn nu met één klik via Mercateo te bereiken; zowel ‘platte’ catalogi als webshops. Zo kunnen middels de zgn. cross-catalog-search met één enkele zoekopdracht alle catalogi tegelijk doorzocht worden. Deze catalogi werken via het ‘single-creditor model’, het meest verregaande samenwerkingsmodel met Mercateo.
Verder wordt er geen enkele ordergerelateerde factuur meer gestuurd naar Essent. Het betalingsverkeer is namelijk ook ‘achter’ Mercateo geplaatst en gebeurt via self-billing. Onze eigen servicedesk voor SRM hebben wij daarom aan Mercateo overgelaten.
Daarnaast is ook het open platform, het handelsplatform van Mercateo, live. We maken nu gebruik van het hele netwerk van leveranciers dat Mercateo in de loop der jaren heeft opgebouwd. Onder de tienduizend euro is er ook geen goedkeurstap meer voor catalogusbestellingen, daarboven enkel een ‘sanity check’.
Bovenstaande en vooral de laatste twee zaken zijn vooraf regelmatig onderwerp geweest van discussie, maar we zien nu dat onze procesefficiëntie daadwerkelijk is verbeterd. Het is fijn dat Mercateo regelmatig haar interface verbetert en continu nieuwe functionaliteiten toevoegt (o.a. inkooplijsten, het prioriteren van assortiment). Dit zorgt ervoor dat het platform ‘leeft’ bij de gebruikers.
Mercateo: Wat spreekt jullie aan in de inkoopoplossingen van Mercateo?
Robert-Jan: Mercateo is eenvoudig te koppelen aan moderne ERP systemen. Er wordt flexibel meegedacht over de gewenste oplossingen en niet moeilijk gedaan over het leveren van (extra) support waar dit nodig is. De oplossingen betreffen het hele Purchase to Pay proces en niet slechts één enkel deeltje. Het onderhoud van de catalogi ligt bij de leveranciers en er is een duidelijke rolverdeling bij de goedkeuring van catalogi, die bovendien ondersteund wordt met tooling. De gebruiksvriendelijke interface is voor een leek te begrijpen. Het platform wordt up-to-date gehouden en er zijn regelmatig nieuwe innovaties. Uiteindelijk is ook de kosten/opbrengst verhouding gunstig.
Mercateo: Welke impact heeft Mercateo gehad?
Robert-Jan: Een vrije grote impact. De naam Mercateo is bekend en wordt met inkoopoplossingen geassocieerd. Het maakt, zeker bij de Productiecentrales, iets los als je het over Mercateo hebt. Daar is een grote slag geslagen van voorraadbestellingen via het EAM (en later MM) systeem naar afroepen via SRM-Mercateo. Dat scheelt veel proces en voorraadkosten, maar vergt ook een verandering bij de mensen.
Mercateo: Is het verschil dat Mercateo heeft gemaakt voor Essent meetbaar?
Robert-Jan: Jazeker. De tot stand gebrachte kwantitatieve resultaten zijn:
- verlaging van 15.000 papieren facturen naar bijna 0 door de invoering van self-billing
- minder vrije tekst aanvragen, waarbij de verhouding catalogus/vrije tekst van ca. 20/80 naar 60/40 is verbeterd
- besparing van 1FTE bij onze interne servicedesk
- besparing van kosten voor catalogus hosting software
- verlaging bij het voorraadniveau in de magazijnen door risico-inventarisatie
- besparing bij de transportkosten voor het vervoer van voorraden tussen productielocaties
Kwalitatieve besparingen voor de business zijn:
- aanzienlijke verkorting van de zoektijd bij het inkoopsysteem door cross-functioneel zoeken
- verbetering van de levertijden door meer sturing naar leveranciers middels het zelf ingevoerde KPI dashboard
- managers hoeven catalogusorders tot 10.000 euro niet meer goed te keuren
- bestellers melden een product niet meer gereed, dit gaat automatisch na 14 dagen
- geen support meer benodigd van de Essent IT voor het technisch opzetten en beheer van catalogi
Mercateo: Hoe heeft Mercateo jullie verder geholpen om de spend onder controle te krijgen?
Robert-Jan: Mercateo is actief in het opvolgen van het afgesproken proces, er wordt voor gezorgd dat het geïmplementeerde gestroomlijnd verloopt. Ze zijn proactief in het leveren van extra support waar dit nodig is. Persoonlijk denk ik dat Mercateo haar dienstverlening verder kan verbreden door nog meer de inkoopadvies-rol op te pakken; bedrijven concreet helpen om de verandering naar meer automatisering gestalte te geven.
Mercateo: Wat is de eenvoudigste manier Mercateo te omschrijven aan uw collega’s?
Robert-Jan: Mercateo is een innovatief inkoopplatform voor tailspend.
Over Essent
|
Essent is het grootste energiebedrijf van Nederland met meer dan 90 jaar ervaring in productie en levering van energie. |
| Branche: | Gas, stroom en energiediensten |
| Hoofdkantoor: | Den Bosch |
| Medewerkers: | 4.300 (2015) |
| Website: | www.essent.nl |
