De A4 –ordner is de
meest gebruikte map
De A4-ordner behoort tot de standaarduitrusting van elk
kantoor, net zoals de bureaustoel,
computer of het bureau. In een ordner
kunt u belangrijke documenten archiveren en op deze manier orde aanbrengen. Ze behoren in tegenstelling tot mappen tot de
permanente opslag en worden om ruimte te besparen naast elkaar geplaatst of in
een archiefkast bewaard. A4-ordners zijn goedkoop in de aanschaf.
Standaard map met
hefboommechaniek, gat in de rug en rugetiket
Er bestaat een verschil tussen een ordnermap en een
A4-ordner. Met de eerste ordner wordt
een map bedoeld die verkrijgbaar is in verschillende uitvoeringen en maten.
Daarentegen heeft een A4-ordner een vast formaat. A4 is het meest voorkomende
formaat bij deze mappen. Andere eigenschappen
zijn de twee ringen met hefboomwerking. Hierdoor is het mogelijk geperforeerde
documenten makkelijk in de map te archiveren.
Voor een beter overzicht bieden A4-ordners ruglabels waarmee
u de inhoud van de map kunt aanduiden, bijvoorbeeld contracten of facturen. Op deze manier vindt u snel de juiste map
terug. Het gat in de rug van de ordner
is een ander voordeel, op deze manier is het mogelijk om met uw vinger de map
uit de kast te pakken. Omdat de papieren in de ordner beschermd worden door de
harde kaft, heeft u geen last van ezelsoren.
Van welk materiaal
moet een a4-ordner zijn?
U kunt kiezen; er zijn ordners van kunststof,
papier of karton. Plastic mappen zijn in vergelijking met papieren mappen
gemakkelijker schoon te maken. U kunt deze namelijk makkelijk vochtig afnemen.
Kartonnen en papieren mappen hebben het voordeel dat ze milieuvriendelijker
zijn en vaak gemaakt zijn van recyclebaar materiaal.
De juiste kleur
kiezen
Bij het kiezen van een kleur is het handig om te letten op
het symbolische effect. Zo kunt u bijvoorbeeld een rode map gebruiken als het
om openstaande facturen gaat en een groene map voor reeds betaalde facturen. Zo
vindt u snel de juiste map, zonder eerst te lezen wat er op het rugetiket
staat.
Ordners labellen
U kunt de rugetiketten
van ordners wisselen als er een plastic hoesje op de rug van de map zit. Als er
gebruikt wordt gemaakt van stickers is het niet zo eenvoudig om deze te
verwisselen. U kunt proberen de sticker
te verwijderen of een nieuwe sticker over de oude te plakken.
Een beter overzicht
Ordnertabbladen
worden gebruikt om uw ordner handig in te delen, zodat u altijd alles makkelijk
terug kunt vinden. Zo kunt u
bijvoorbeeld uw financiële administratie door middel van tabbladen indelen in 4
kwartalen.
Andere formaten
Niet alle papieren hebben standaard A4-formaat. Denk
bijvoorbeeld aan technische tekeningen of bankafschriften. Er zijn ook ordners
beschikbaar in speciale formaten, bijvoorbeeld A3
liggend, A4
liggend of A5
liggend.
Archiveer regelmatig
Regelmatig moet u uw documenten archiveren of zelf weggooien
wat u niet meer nodig heeft. Echter
sommige documenten moet u wettelijk voor een bepaalde periode bewaren:
- Ontvangen en verstuurde zakelijke brieven moet u
zes jaar bewaren
- Balansen, voorraden, handelsboeken en facturen moet u tien jaar bewaren
- Ziekenhuisdossiers moeten tot dertig jaar bewaard worden
